هنگامی که رویکرد تحلیل کسب و کار خود را برنامه ریزی می کنید، از چک لیست های استاندارد برنامه ریزی تحلیل تجاری استفاده نمایید.
هر پروژه یک تلاش منحصر به فرد و موقت است. مدیریت فرآیند کسب و کار، انطباق با مقررات و پروژه‌های تحول دیجیتالی که تحلیلگران کسب و کار ممکن است در هر یک از آن ها نقش داشته باشند، همگی با اهداف، حوزه‌ها، تیم‌ها، جداول زمانی، وابستگی‌های بودجه و ریسک‌های متفاوتی همراه هستند. اگرچه بسیاری از پروژه‌ها از متدولوژی‌های مشابه پیروی می‌کنند اما همگی بر اساس محدودیت‌های اسکوپ پروژه و استفاده از منابع و فرصت‌های موجود و درس‌های آموخته شده از کارهای قبلی طراحی شده‌اند.
هر تحلیلگر کسب و کار نیز دارای مجموعه ای منحصر به فرد از مهارت ها و تجربیات است. تقریباً همه تحلیلگران کسب و کار دارای مهارت های ارتباطی عالی و حداقل مقداری دانش در حوزه کسب و کار مبتنی بر تجربه هستند. به همین دلیل است که آنها در وهله اول به یک تحلیلگر کسب و کار تبدیل شدند. هر تحلیلگر کسب و کار دانش منحصر به فردی از تکنیک های تجزیه و تحلیل کسب و کار و حوزه های تجاری را از طریق مطالعه، تمرین و تجربه شخصی به دست آورده است. بسیاری نیز در زمینه تکنیک های استخراج اطلاعات، مدیریت الزامات، مدل سازی، اندازه گیری، تحلیل و مستندسازی آموزش دیده اند. تعداد رو به رشدی از این افراد نیز گواهینامه های حرفه ای دریافت کرده اند، مانند IIBA Certified Business Analysis Professional (CBAP) یا PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA).
برنامه ریزی تحلیل کسب و کار چیست؟
ماهرترین تحلیلگران کسب و کار نه تنها در بسیاری از تکنیک های تجزیه و تحلیل کسب و کار صلاحیت دارند، بلکه رویکرد تحلیلی خود را در زمینه کسب و کار، به طور آگاهانه برای هر پروژه ای که در آن شرکت می کنند، تنظیم می نمایند. آنها یاد گرفته‌اند که پویایی‌های کلیدی پروژه را به کمک شایستگی‌های خود در نظر بگیرند و فعالیت‌های کسب و کار برنامه‌ریزی شده و قابل تحویل خود را متناسب با پویایی منحصر به فرد هر پروژه تنظیم نمایند. هر تحلیلگر کسب و کار، صرف نظر از سطح تجربه اش در زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار ، بلوغ و اینکه آیا به طور رسمی آموزش دیده، گواهینامه دریافت کرده یا خیر، همچنان می تواند به طور آگاهانه پویایی هر پروژه را ارزیابی نموده و تجزیه و تحلیل های آتی خود را در زمینه کسب و کار تنظیم نماید تا بیشترین بهره وری و ارزش را از کار تجزیه و تحلیل خود به دست آورد.
در هر پروژه مهم ترین پویایی های پروژه عبارتند از:
- متدولوژی یا توالی مراحل یا مایل استون های اصلی و خروجی های تجزیه و تحلیل کسب و کار که در پایان هر مرحله/ مایل استون (و قبل از شروع مرحله بعدی) در انتظار آن هستیم.
- برنامه و بودجه، نه تنها برای محقق کردن پروژه ها، بلکه برای استفاده از فرصت‌های احتمالی، به منظور افزایش ارزش، کیفیت و یا یادگیری.
- ذینفعان کلیدی و روابط پروژه که جدید بوده و یا تغییر کرده و در حال شکل گیری هستند، برای ایفای نقش فعال در تقویت و ایجاد روابط با تیم و بین اعضای تیم.
- انواع و ترکیبی از تکنیک‌های استنباط که برای تولید یا اعتبارسنجی خروجی های تحلیل کسب و کار مناسب‌تر هستند.
- دانش و تجربیات ذینفعان مختلف پروژه در حوزه کسب و کار، از جمله مجموعه منحصر به فرد استعدادهای مرتبط با تجزیه و تحلیل کسب و کار.
چک لیست جهانی برنامه ریزی تجزیه و تحلیل کسب و کار
اگر از یک دستور کار ثابت و واضح پیروی کنید که پویایی های رایج موجود در پروژه ها را در نظر می گیرد، می توانید در برنامه ریزی رویکرد تحلیل کسب و کار خود موثرتر عمل نمایید.
چک لیست جهانی برنامه ریزی رویکرد تحلیل کسب و کار، رایج ترین پویایی های موجود در هر پروژه را پوشش می دهد. شما می توانید از این چک لیست به عنوان یک دستور کار برای استخراج و کشف یک دید جامع نسبت به پویایی های کلیدی موجود در یک پروژه، فرصت های آن و استفاده از آنچه کشف می کنید برای متناسب بودن رویکرد تحلیلی خود استفاده نمایید.
به عنوان یک تمرین، به پروژه ای فکر کنید که اخیراً روی آن کار کرده اید یا اینکه در حال حاضر روی آن کار می کنید و یا به زودی روی آن کار خواهید کرد. سپس با توجه به آن به سوالات ذکر شده در چک لیست زیر پاسخ دهید.
چرخه عمر پروژه
- مراحل پیش بینی شده برای این پروژه چیست؟
- در حال حاضر در چه مرحله ای هستیم؟
- خروجی های تجزیه و تحلیل کسب و کار (یا مجموعه ای از گزارشات قابل تحویل) که من مسئول تولید آن در این مرحله هستم چیست؟
- استفاده مورد نظر از خروجی(های) تجزیه و تحلیل کسب و کار من چیست و چه کسی از آن استفاده خواهد کرد؟
انجام زمانبندی و میزان تلاشی که برایمان میسر است
- چه مقدار تلاش می توانم صرف کنم و تا چه تاریخی انتظار می رود که خروجی (های) تحلیل کسب و کار خود را تولید کنم؟
- آیا این مقدار زمان همان چیزی است که من نیز تخمین می زنم طول بکشد؟
- آیا برآورد من از میزان تلاش یا تاریخ اتمام، بالاتر از میزان تلاش ممکن یا تاریخ هدف است؟ اگر چنین است، چگونه می‌توانم تلاش خود، دامنه، فعالیت‌ها یا پیکربندی خروجی(های) خود را با میزان مورد انتظار تطبیق دهم؟
ذینفعان و روابط پروژه
- نقش های کلیدی در تیم پروژه چیست و چه کسانی در آنها حضور دارند؟
- آیا این پروژه حامی اجرایی، صاحب پروژه یا صاحب محصول، مدیر پروژه، متخصصان و کارشناسان موضوع کسب و کار دارد؟
- اسامی و عناوین افراد مرتبط با این نقش های پروژه چیست؟
- آیا روابط جدید قابل توجهی در پروژه ایجاد می شود؟
- چه کسانی در این تیم برای یکدیگر جدید هستند؟
- آیا اعضای محلی و کسانی که از راه دور هدایت کنند، وجود دارند؟
- وظایف افراد چیست؟
- چه کسی مسئول تولید، پذیرش یا نیاز به مشاوره یا اطلاع از هر یک از محصولات کلیدی پروژه، به‌ویژه خروجی(های) تحلیل کسب و کار است؟
تکنیک های استخراج
- کدامیک از تکنیک های استخراج در دسترس من هستند؟
- بررسی اسناد – چه نوع اسناد یا محصولاتی مربوط به گذشته برای بررسی در دسترس هستند؟
- مصاحبه ها و کارگاه ها – با چه کسی می توانم مصاحبه کنم یا در کدام کارگاه شرکت کنم، و چه سوالاتی باید بپرسم؟
- مشاهدات – کجا و چه نوع مشاهداتی ممکن است مورد نیاز باشد و چگونه می توانم آنها را ترتیب دهم؟
- بررسی سیستم – چه سیستم(هایی) برای بررسی در دسترس است و برای چه نوع اطلاعاتی ؟
- نظرسنجی – چه کسی را می توانم در نظرسنجی شرکت دهم و از چه نوع سؤالاتی استفاده کنم؟
- شایستگی های من در زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار چیست؟
- با در نظر گرفتن ذینفعان و روابط این پروژه، تکنیک‌های استنباطی که در دسترس من است، و شایستگی‌های اصلی خودم، کدام یک از تکنیک‌های استنباط برای جمع‌آوری و اعتبارسنجی اطلاعات تحلیل کسب وکار برای من مناسب‌تر هستند؟
دارایی های سازمانی
- چه ابزارهای تخصصی برای استخراج، مستندسازی و مدل سازی در دسترس من هستند؟
- ابزار همکاری، تسهیلات، ابزار نظرسنجی؟
- نرم افزار کشیدن نمودار یا مدل سازی؟
- چه کار تجزیه و تحلیل کسب و کار از قبل موجود است (به عنوان مثال، اسناد، مدل ها) که می توانم از آن اطلاعاتی استخراج کنم؟
- آیا سازمان من آموزش هایی را در زمینه کسب و کار ارائه می دهد؟
شایستگی ها و دانش
- چه کسی در تیم پروژه دارای دانش تخصصی در حوزه کسب و کار است؟
- دانش خودم در حوزه کسب و کار چیست؟
- قوی ترین شایستگی های من در زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار چیست؟
- کجا می توان از تنوع دانش و شایستگی های تیم استفاده نمود؟
- بهترین ذینفعان در این پروژه برای مشارکت در استخراج محتوا یا اعتبار سنجی نتایج تحلیل کسب و کار چه کسانی هستند و بهترین تکنیک های استخراج چیستند ؟
آیا می توانید با مقداری تأمل، به این سؤالات برای پروژه خود پاسخ دهید؟ وقتی وارد محل کار پروژه خود می شوید، چه کسانی را در این مکالمه شرکت می دهید؟
نتیجه:
برنامه ریزی تجزیه و تحلیل کسب و کار یک فعالیت تحلیلی شناخته شده است. استانداردIIBA (BABOK) شامل فعالیت های رویکرد تحلیل کسب و کار طرح در فرآیند برنامه ریزی و مدیریت تجزیه و تحلیل کسب و کار است. BABOK همچنین اسکوپی را که باید توسط یک رویکرد تجزیه و تحلیل تجاری تحت پوشش قرار گیرد، به عنوان “مجموعه فرآیندها، الگوها و فعالیت هایی که برای انجام تجزیه و تحلیل کسب و کار در یک زمینه خاص استفاده می شود” مشخص می کند.
برهه زمانی و راه و رسمی که برای برنامه ریزی تحلیل کسب و کار اعمال می کنید به شما بستگی دارد. برای اطمینان از اینکه بخش اعظم تلاش‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار که انجام دادید تا حد امکان به خوبی و به طور مؤثر انجام می‌شود، کمی زمان صرف کنید. آنچه که باید به عنوان مزایای طراحی یک طرح تجزیه و تحلیل تجاری برای هر پروژه انتظار داشته باشید این است که:
- این طرح به شما کمک می کند تا شایستگی های اصلی خودتان را در زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار با هر پروژه هماهنگ کنید،
- شما و پروژه بیشترین ارزش و منفعت را از تلاش های تجزیه و تحلیل کسب و کار خود به دست خواهید آورد.
منبع:
https://www.batimes.com/articles/a-checklist-for-business-analysis-planning/
