نامه ای به تحلیلگران کسب و کار
این هفته در مقاله ۱ مجله فوربس در مورد سازمان های چابک می خواندم و مطمئن نبودم که ما به تعریف ارائه شده یعنی “قادر به ارائه ارزش فوری، کامل و بدون اصطکاک در مقیاس بزرگ”، دست یافته باشیم. این قضیه باعث شد به این فکر کنم که ذینفعان چقدر در زمینه موفقیت در این شیوه جدید کاری مهم هستند.
من به عنوان یک ذینفع، فکر می کنم ۵ چالش اساسی وجود دارد که مانع از تبدیل شدن سازمان ها به یک سازمان چابک شده و مانع از مشارکت کامل ذینفعان در فعالیت های تجزیه و تحلیل کسب و کار شما تا حدی که مورد نظر خودشان هست می شود. شاید بتوانیم روی پیاده سازی برخی از راه حل هایی که ذکر کرده ام همکاری کنیم.
- “ذینفع تصمیم (های) اتخاذ شده را نمی فهمد، با آنها موافق نیست یا از آنها حمایت نمی کند.”
ما به عنوان ذینفعان، زمان و انرژی زیادی را برای تصمیم گیری در مورد نیازها، مسائل و راه حل ها صرف می کنیم. وقتی همه ما با تصمیمات اتخاذ شده موافق نیستیم، به احتمال زیاد متعهد به تخصیص منابع اجرایی مورد نیاز نیز نخواهیم بود. این قضیه کل ابتکار را در معرض خطر قرار می دهد و منجر به هدر رفتن منابع و از دست دادن فرصت ها / ارزش می شود.
پیشنهادات:
یکی از همکاران در یکی از شرکت های دیگر می گوید که از چارچوب Decision Quality2 استفاده کرده اند. اگر ما نیز همین کار را می کردیم، نه تنها همه ذینفعان در مورد تصمیم گیری با کیفیت در یک جبهه قرار می گرفتند، بلکه همه ما می توانستیم چنین تصمیماتی را کاملاً درک کرده و از آن حمایت نماییم.
یک “رکورد تصمیم” استاندارد ارائه دهید تا ورودی و فرآیند مورد استفاده برای رسیدن به تصمیمات را نشان دهد. چنین سابقه ای شفافیت مورد نیاز را فراهم نموده و به ما در بهبود ثبات و کارآیی تصمیم گیری ها کمک می نماید. این امر علاوه بر تقویت جلب نظر افراد به شیوه ای عمیقتر، به افراد جدید نیز کمک می کند تا زودتر سرعت بگیرند.
- “ذینفعان واقعاً می خواهند دانش و مهارت های خود را با شما در میان بگذارند اما برنامه شلوغ و اولویت های رقابتی که دارند باعث می شود که نتوانند زمانی را که حس می کنید به آن نیاز دارید در اختیار شما قرار دهند.”
ما به عنوان یک سازمان، به سمت رویکرد چابک تری نسبت به کسب و کار حرکت می کنیم. در حمایت از این امر، باید راههای جدیدی برای همکاری با یکدیگر بیابیم وگرنه محدودیت دسترسی باعث می شود من نتوانم آنچه را که در بازه زمانی مورد نیاز به آن نیاز دارید در اختیار شما قرار دهم.
پیشنهادات:
درگیر شدن های متعدد به صورت پیوسته و کوتاه. به جای تلاش برای جلب نظر ذینفعان به فرآیند (یا نشستن در جلسات یا مصاحبه های طولانی مدت)، اجازه دهید تا زمانی که ذینفعان از لحاظ ذهنی برای انجام وظیفه آماده هستند، به سراغ آنها بروید. یک محیط ۲۴ ساعته و ۷ روزه برای ورودی، همکاری و ارزیابی فراهم کنید و ذینفعان را قادر سازید تا در زمانهای کوتاه و به اندازه های “زمانی کوچک” مشارکت داشته باشند. به این ترتیب، ذینفع می تواند فرضا تعاملات ۱۵ دقیقه ای را مطابق با تقویم و سبک شناختی خود برنامه ریزی کند، و می تواند در فعالیتهای بسیار بیشتری که به تخصص او نیاز دارد، شرکت نماید.
سردرگمی ها را در مکالمات بشکنید. هنگامی که همگی در حال تلاش برای تعیین اسکوپ یک پروژه، حل یک مشکل، شناسایی الزامات یا خطرات سطحی در یک جلسه یا یک تماس تلفنی هستیم، هر فرد اغلب هنگام صحبت ذینفعان دیگر، تمرکز خود را از دست می دهد. از بین بردن سردرگمی ها هنگام صحبت نه تنها مشارکت کامل ذینفعان در بحث را آسان می کند، بلکه فرآیند شما را موثرتر و کارآمدتر خواهد کرد.
- “بسیاری از ذینفعان در ساختمان ها، شهرها و حتی کشورهای مختلف کار می کنند و شرکت در جلسات سنتی یا تماس های کنفرانسی دشوار است.”
دشواری لجستیکی جمع آوری افراد مناسب در زمان مناسب منجر به دردسرهایی در برنامه ریزی/تغییر زمان می شود که به نظر می رسد ما دائماً در حال تجربه آن هستیم.
مهمتر از همه، اغلب این بدان معناست که اطلاعات ارزشمندی که برای پروژه حیاتی هستند، به نمایش در نمی آیند. تأثیر منفی این موضوع به این شکل است که وقتی فرصتی برای مشارکت کامل پیدا نمی کنیم، به احتمال زیاد مجبوریم توصیه ها و راه حل های نهایی را خریداری نماییم.
پیشنهادات:
وقت من / وقت ما. محیطی را ایجاد کنید که در آن هر یک از ذینفعان بتوانند به صورت جداگانه در ایده ها، نظرات و ارزیابی ها مشارکت داشته باشند. این امر نه تنها زمان و مکان مورد نیاز برای جلسات را کاهش می دهد، بلکه تحقیقات علوم شناختی به وضوح نشان می دهد زمانی که افراد بتوانند سبک تفکر خود را مطرح نمایند، فعالیتهای خاصی مانند ایجاد ایده های جدید، بررسی و ارزیابی به بهترین شکل در رابطه با هر فرد انجام می شود… ‘وقت من’. همان تحقیقات می گوید که سایر فعالیتها مانند بحث در مورد نتایج ارزیابی، بررسی درک و مفهوم و توسعه برنامه های عملی به بهترین شکل به صورت بی درنگ و بدون وقفه، به شکل گروهی انجام می شود، …. ‘وقت ما’. ارائه چابک به معنای تغییر نحوه کار با ذینفعان است.
کامل کردن حلقه. وقتی ذینفعان از نتایج مشارکت خود در فعالیت های قبلی اطلاعی ندارند، درخواستی که از آنها برای شرکت در یک فعالیت دیگر دارید بسیار ناامید کننده است. برای به حداکثر رساندن مشارکت آنها در یک فرآیند و برای چندین فعالیت، آنها را از نتیجه گیری و نتایج حاصله در طول مسیر مطلع نمایید. اگر ذینفعان احساس کنند که زمان و ایده شان مورد احترام و ارزش گذاری قرار گرفته و باعث ایجاد تغییراتی شده است، دفعه بعد بسیار با انگیزه تر و موثرتر شرکت خواهند کرد.
خوب!… می بایست درباره برنامه ریزی زمان هم صحبت کنیم- من زمان را از دست داده ام و مجبورم به جلسه دیگری بروم. بقیه مطلب را در مقاله ای در وبلاگ خود ادامه خواهم داد – دو چالش دیگر را که به عنوان ذینفع با آنها روبرو هستم مشاهده کنید و در مورد اینکه چگونه می توانید در رفع آنها کمک نمایید، فکر کنید.
چالش شماره ۴ “ذینفع نمی تواند در جلسات سنتی و کنفرانس های تلفنی به راحتی اظهار نظر کند یا صادق باشد.”
چالش شماره ۵ “ذینفع از زمانی که در جلسات به جای تمرکز بر روی اهداف ذینفعان و دستیابی به موفقیت، زمان را با رفتارهای ناکارآمد هدر می دهند، ناامید شده است.”
اگر فکر می کنید پیشنهادات من شایستگی آن را دارد، بسیار خوشحال خواهم شد که به شما در کشف رویکردها و فناوری های جدید کمک کنم که بتواند در دستیابی به رویکردی چابک برای مشارکت ذینفعان موثر باشد.
