با کمی جستجو در اینترنت می توانید مقالات متعددی در مورد ویژگی های مورد انتظار از یک تحلیلگر کسب و کار خوب (BA) پیدا کنید اما شاید نوشتن در مورد عادات مهمتر از نوشتن در مورد ویژگیها باشد. چرا؟ ویژگیها عمدتا ذاتی هستند، در حالی که عادات اکتسابی اند. نه اینکه افراد نمی توانند ویژگی یا کیفیت خاصی را به دست آورند، اما این امر مانند تغییر شخصیت اصلی است. از سوی دیگر، عادات را می توان با تمرین و تلاش آگاهانه تغییر داد.
می توانیم عادات را به صورت دو دسته گسترده طبقه بندی کنیم: “استاندارد” و “پیشرفته”.
عادت استاندارد، همان تمرین معمول تحلیلگران کسب و کار است که برای دستیابی به ثبات و اجتناب از مشکلات قانونی برای انجام کار خود، از آن پیروی می کنند در حالی که عادت پیشرفته چیزی است که فراتر از ضروریات است و به شما این اختیار را می دهد که انتخاب کنید چگونه یا چه کاری انجام دهید که منجر به رضایت ذینفعان می شود. به زبان ساده، عادات استاندارد چیزی است که همه باید انجام دهند در حالی که عادات پیشرفته چیزی است که یک تحلیلگر کسب و کار عالی را از یک تحلیلگر کسب و کار خوب متمایز می کند.
بیایید ابتدا چهار عادت یک تحلیلگر کسب و کار خوب را در دسته استاندارد بررسی کنیم.
دسته عادات استاندارد:
۱ – صدای خود را به گوش دیگران برسانید
تحلیلگر کسب و کار به راحتی می تواند انتظار داشته باشد که در یک روز معمولی و در حالی که سعی می کند شنیده شود، تارهای صوتی خود را برای ۴-۵ ساعت (یا بیشتر) در حال کشیدن قرار دهد. عادت اول شامل مفاهیم اساسی خاصی است که باید برای اطمینان از ارتباط کلامی موثر در نظر داشته باشید.
مخاطبان خود را بشناسید – یکی از مسئولیت های کلیدی یک تحلیلگر کسب و کار این است که “همه را در یک جبهه نگه دارد”. نیازهای اطلاعاتی هر یک از اعضای تیم پروژه متفاوت است. به عنوان مثال، مدیران ارشد علاقه مند به درک ارزش تجاری و ریسک های یک پروژه هستند در حالی که توسعه دهندگان می خواهند بدانند که از کجا منابع را برای فهرست کشویی مورد نظر تهیه کنند. تحلیلگر کسب و کار باید نیازهای مخاطب را بفهمد و بر این اساس ارتباطات را مدیریت نماید.
بهبود ارائه – تمام ارائه ها و مکاتباتی که تحلیلگران کسب و کار انجام می دهند در صورتی که مخاطبان نتوانند آن را دنبال کنند، معنی چندانی نخواهد داشت. در اینجا چند راه برای اطمینان از اینکه مخاطب درک کافی از موارد ارائه شده توسط شما داشته است وجود دارد:
- به آرامی صحبت کنید و پس از اتمام جملات خود مکث کنید تا فرصتی برای دریافت پاسخ از دیگران ایجاد کرده باشید. این نکته برای مکالمات تلفنی بسیار مهم است.
- در طول تعاملات حضوری تماس های چشمی با مخاطب برقرار کنید.
- بپرسید که آیا مخاطب پیام را به وضوح دریافت کرده است یا خیر. در صورت لزوم، از یکی از اعضای گروه بخواهید خلاصه نویسی کند.
عادت ۲ – به جلسات اهمیت دهید
عادت دوم شامل انجام برخی اقدامات است تا اطمینان حاصل شود که جلسات موثر و مثبت تلقی می شوند.
انتشار یک دستور کار – نیازی نیست که دستور کار برای جلسات تبدیل به یک سند رسمی شود. فقط به اندازه افزودن چند خط در متن دعوت به جلسه یا یک ایمیل کافی است. ایده اصلی این است که همه شرکت کنندگان از زمینه مورد بحث آگاه می باشند و در مورد آنچه انتظار می رود در پایان جلسه به آن برسند، روشن هستند.
شامل شدن مطالب جلسه – مطالب خوب برای جلسه که از قبل ارسال می شود می تواند در وقت ارزشمند جلسه صرفه جویی نماید. همان وقتی که اغلب صرف ایجاد تمرکز در جلسه می شود تا این اطمینان حاصل شود که همه به یک چیز نگاه می کنند. کمی زمان بگذارید تا مطالب خود را “آماده چاپ” کنید. اکثر مطالب اداری که با ابزارهایی مانند Word و PowerPoint (PPT) ایجاد می شوند به طور پیش فرض آماده چاپ هستند اما سایر موارد مانند Excel ممکن است از شما بخواهند محتوای خود را برای آنکه متناسب با یک پرینت قابل خواندن باشد، مقیاس بندی کنید. احتمالا نمی خواهید که شرکت کنندگان در طول یک جلسه چندین ورق را که تنها حاوی چند ستون از یک گزارش بزرگ است مرور کنند.
تمرکز خود را بر روی اهداف حفظ کنید – همه ما دیده ایم که جلسات از موضوع اصلی فاصله می گیرند و تنها در پایان جلسه متوجه می شویم که سوالات بی پاسخ مانده اند و اقدامات عملی مورد نیاز نامشخص هستند. اگر این اتفاق افتاد، اهداف اصلی را به مخاطبان یادآوری کنید. اگر موضوعی دشوار و زمانبر به نظر می رسد، آن را برای بررسی های بیشتر کنار بگذارید و به دستور جلسه بعدی بروید.
خلاصه نویسی – خلاصه کردن نکات کلیدی بیان شده امر مهمی است و این مورد همیشه باید در پایان جلسه انجام شود تا اطمینان حاصل شود که هیچ سوء تفاهم و درک اشتباهی وجود نداشته باشد.
آیتم های اقدامی را ذکر کنید – در پایان جلسه، اقدامات مورد نظر را ذکر کنید. نوشتن این اقدامات بدون ذکر مسئول و تاریخ، معنی ندارد. با مسئول هر مورد صحبت نموده و برای زمان تخمینی رسیدن (ETA) به هر آیتم اصرار کنید. اگر مسئول مورد نظر از تاریخ تعیین شده گریزان است، از او تاریخی بخواهید تا ETA را ارائه دهد.
ارسال صورتجلسات – صورتجلسه ها وقتی مختصر هستند بسیار موثرترند. پس از یک جلسه طولانی و چند ساعته، هیچ کس تمایل ندارد یک ساعت دیگر را صرف مطالعه یادداشت های فراوان کند. در اغلب موارد ذکر تنها چند نکته که حاوی توافقات، موارد اقدام (با مسئولان آنها) و مراحل بعدی باشد، کافی است.
عادت ۳ – اسناد را کوتاه و ساده نگه دارید
در میان راههای ارتباطی مختلف، نوشتن چالش برانگیزترین آنها است. وظیفه شما این نیست که پس از ارائه صورت جلسه، به توضیح مطالب، بررسی سطح درک مخاطب و در صورت لزوم تصحیح هرگونه سوء تفاهم بپردازید. به این منظور مستندات باید بسیار سازمان یافته، مختصر و شفاف باشند.
بنابراین بهتر است برخی از اصول نوشتن اسناد خوب را تمرین کنید:
متناسب با مخاطبان شما باشد – شناسایی گیرنده سند، درست به اندازه ارتباط کلامی، مهم است. شرحی از مخاطب مورد انتظار را از قبل درج کنید و بخشهایی را که برای مخاطبان خاصی صدق می کند / صدق نمی کند، مشخص نمایید.
سند را به خوبی سازماندهی کنید – قبل از وارد کردن جزئیات یک سطح از فیلدها، یک لحظه به ساختار سند فکر کنید. در بیشتر موارد نوشتن یک یا دو خط بر اساس سند، مخاطب مورد نظر، منابع اطلاعات، جزئیاتی که سند پوشش می دهد و جزئیاتی که پوشش نمی دهد مفید است. با یک چکیده شروع کنید، و سپس به تدریج وارد جریان شوید، اما اطلاعات اضافی (مثلا نگاشت داده ها) را برای پیوست نگه دارید.
مختصر باشد – اسناد را کوتاه و کم حجم تنظیم کنید. توجه داشته باشید که خواندن آن بیش از ۴۵ دقیقه طول نکشد. به جای متن توصیفی می توانید با استفاده از تصاویر و جداول، اطلاعات بیشتری را ارائه دهید.
منسجم باشد – انسجام و سازگاری در سبک و استفاده از اصطلاحات، خواندن یک سند را آسان تر می کند.
املا و دستور زبان – غلط املایی و اشتباهات دستوری باعث عدم توجه افراد و کیفیت پایین کار می شود. حتی وقتی سند حاوی تجزیه و تحلیل خوب و جزئیات کامل باشد، این مسئله (به ظاهر جزئی) ممکن است اعتبار کل سند را تضعیف نماید.
عادت ۴ – “جعبه ابزار” خود را به روز نگه دارید
تحلیلگران کسب و کار در یک محیط دائماً در حال تغییر کار می کنند و برای پیشرفت در چنین اکوسیستمی باید دائماً شکاف های مهارتی را ارزیابی کرده و به روز باشند و با نیازهای کسب و کار هماهنگ گردند.
حال نگاهی به سه عادت “پیشرفته” می اندازیم که یک تحلیلگر کسب و کار را از درجه خوب به درجه عالی تبدیل می کند!
مجموعه عادت های پیشرفته
عادت ۵ – بپرسید چرا
بخش عمده ای از مصاحبه هایی که یک تحلیلگر کسب و کار به عنوان بخشی از کار کشف و استخراج انجام می دهد شامل “چه” و “چگونه” است. همانطور که “به چه چیزی نیاز دارید” و “چگونه می خواهید این کار انجام شود” شامل آن می شود. بسیاری اوقات تحلیلگران کسب و کار نمی پرسند که چرا مشتری به خواسته های خود نیاز دارد. به این ترتیب می توان این عادت را به صورت فرصتی برای تمایز در نظر گرفت.
با پرسیدن اینکه چرا کاربران به چیزی احتیاج دارند، بینشی نسبت به ذینفعان کسب و کار در خود ایجاد می کنید و همچنین این پرسش شما را در موقعیتی قرار می دهد که بیشتر به نفع ذینفعان فکر کنید. با درک نیازهای واقعی ذینفعان، می توانید ایده ها را به صورت فعال ارائه دهید. و این همان نوع کاری است که در زنجیره ارزش در درجه بالاتری قرار می گیرد.
عادت ۶ – هدف نهایی را زیر نظر داشته باشید
یک تحلیلگر کسب و کار خوب ممکن است تنها با دانستن الزامات صحیح و واضح کنار برود، اما یک تحلیلگر کسب و کار عالی در عین حال به راه حلی که ساخت آن ساده، نگهداری آن ارزان و گسترش آن آسان است نیز توجه می کند. برای دستیابی به این هدف، تحلیلگر کسب و کار باید بینشی نسبت به قابلیت استفاده و اصول طراحی داشته باشد. این قضیه، تحلیلگر کسب و کار (شما) را در موقعیتی قرار می دهد که ارزیابی بهتری انجام داده و موفق به توصیه راه حل هایی شود که به بهترین نحو با نیازهای کسب و کار متناسب هستند.
عادت ۷ – شبکه پشتیبانی برای خود ایجاد کنید
این احتمال وجود دارد که نتوانید همه مشکلات را به تنهایی حل کنید و این اشکالی ندارد. با این حال، می بایست در مورد این که در هنگام گیر افتادن به کجا رجوع کنید، ایده هایی داشته باشید. داشتن یک شبکه قوی واقعاً می تواند در شرایط سخت نجات دهنده باشد.
با افراد سازمان خود و شبکه فارغ التحصیلان خود ارتباط برقرار کنید یا به LinkedIn بروید. تماس بگیرید و برای یک بحث سریع زمان بخواهید. اگر چنین کاری کنید تعجب خواهید کرد که چگونه بسیاری از افراد باتجربه و ارشد برای کمک و راهنمایی آماده هستند.
و به عنوان آخرین نصیحت:
همانطور که تلاش برای یادگیری بیش از حد چند مهارت به طور همزمان آسان نیست، تلاش برای به دست آوردن چندین عادت به طور همزمان نیز چالش برانگیز است. شما باید شایستگی های خود را با توجه به این عادات ارزیابی کنید و با یکی دو مورد که فکر می کنید بیشترین تأثیر را خواهند داشت، شروع نمایید
روی عکس کلیک کنید
