مدیریت انتظارات ذینفعان برای موفقیت در پروژه های تحلیل کسب و کار ضروری است. اگر از قبل بدانید ذینفعان چه “چشم‌انداز و انتظاراتی” از سیستم و راه حل ایجاد شده دارند، می‌توانید زودتر از موعد اتمام پروژه آنان را درمورد نتایج راهنمایی کنید تا به راهل حل و سیستم ایجاد شده حس بهتری داشته باشند.
در مقاله، “نقش تحلیلگران کسب و کار در مدیریت انتظارات ذینفعان”، که توسط نشریه PMIمنتشر شده است، Schibi Ori بر اهمیت نقش تحلیلگران کسب و کار به عنوان افرادی که باید انتظارات ذینفعان را مدیریت کنند، تأکید می کند: “افزایش سهم تحلیلگران کسب و کار در مدیریت انتظارات سهامداران ارزش قابل توجهی به پروژه و سازمان خواهد داد. از دانش تحلیلگران کسب و کار می‌توان در پروژه‌های مختلف سازمان استفاده کرد. زیرا آنان اساس و محتوای کسب و کار را تعریف کرده‌اند و آگاهی خوبی بر جنبه‌های مختلف کسب و کار دارند.”
مدیریت انتظارات ذینفعان مزایای بسیاری دارد. نمونه هایی از این مزایا شامل سهولت در انجام موارد زیر است:
۱-کاهش خزش محدوده و محتوای پروژه (Scope Creep). در واقع می‌توان گفت Scope Creep به تغییرات و گسترش ناخواسته درخواست‌ها و Scope پروژه اشاره می‌کند بدون این‌که ارزش افزوده‌ای برای پروژه داشته باشد.
۲-به حداقل رساندن الزامات متناقض.
۳-اعتماد سازی. با مدیریت انتظارات ذینفعان، همه‌ی ذینفعان آگاه می‌شوند که از پروژه چه انتظاراتی باید داشته باشند. دانستن این موضوع به محض اجرای پروژه منجر به رضایت بیشتر و شگفتی‌های کمتری خواهد شد.
اگرچه مدیران پروژه وظیفه مدیریت انتظارات ذینفعان را بر عهده دارند، تحلیلگران کسب و کار نیز در این زمینه سهیم هستند. به عنوان تحلیلگر کسب و کار، می‌توانید با استفاده از نکات زیر در مدیریت انتظارات ذینفعان مشارکت کنید:
- ذینفعان را به طور کامل شناسایی کنید – از تأثیر پروژه بر واحدهای مختلف سازمان مربوطه آگاه باشید و نقش‌های اصلی را در اسرع وقت وارد پروژه کنید.
- ذینفعان را در هر نقطه از پروژه مطلع کنید – فرصت‌ها و تهدید‌های پیش رو را اعلام کنید، این می‌تواند مربوط به چالش‌های احتمالی که پروژه ممکن است با آن روبرو شود باشد یا حتی تغییراتی که می‌تواند منجر به موفقیت بیشتر شود. هرچه ارتباط آنان بیشتر باشد، درک واقعی آن‌چه در معرض خطر است برای آنها آسان‌تر خواهد بود.
- با مدیران پروژه به صورت مداوم در ارتباط باشید وهر مشکلی برایتان از جانب ذینفعان ایجاد می‌شود را گزارش کنید. اگر ذینفعانی وجود دارد که احساس می‌کنید راه پیشرفت را می‌بندند، مسائل را با مدیر پروژه در میان بگذارید تا اطمینان حاصل شود که آنها در سریعترین زمان ممکن از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری می‌کنند.
- اطمینان حاصل کنید که اهداف پروژه از همان ابتدا به وضوح مشخص شده و همه بدانند که موفقیت به چه معناست.
برای مدیریت موفقیت‌آمیز انتظارات ذینفعان، تحلیلگران کسب و کار باید با رایج‌ترین موضوعات مربوط به انتظارات ذینفعان آشنا شوند. نیازهای یک سازمان اغلب می‌تواند به طور مرتب روی یک کاغذ خلاصه شود، اما نیازهای شخصی بسیار پیچیده‌تر است. برای درک آنها، کمی وقت بگذارید تا با بیشترین ذینفعان ممکن مکالمه کنید. گفتگوها باید احساس راحتی و فی‌البداهه بودن داشته باشند.
نیازها و اهداف متناقض یکی دیگر از موضوعات رایج است که تحلیلگران کسب و کار ممکن است نیاز به حل آن داشته باشند. ایده خوبی است که معیارهای موفقیت پروژه را تعریف کنید. در این معیارها باید به روشنی مشخص شود که ذینفعان خواهان کدام جنبه کسب و کارشان در میان خواسته‌های رقابتی خود هستند. به گفته اسکیبی اوری ، “می توان ادعا کرد که تعریف معیارهای موفقیت یکی از اصلی ترین نقش های مدیر پروژه است. با این وجود هیچ دلیلی وجود ندارد که تحلیلگران کسب و کار نباید با استفاده از تجربه و دانش قبلی خود در این موضوع شرکت کنند و حتی این کار را انجام دهند. “
وقتی ذینفعان تأثیری را که نیازها و اهداف آنها بر روی پروژه دارند می‌بینند، احتمال تغییر عقاید آنها بسیار کمتر از زمانی است که نتیجه‌ای بر روی رفع نیازهایشان نبینند.
سرانجام، دریابید که ذینفعان همیشه کارشناس موضوع نیستند. آنها به طور مثال ممکن است فرآیند توسعه نرم افزار را به خوبی شما درک نکنند که به نوبه خود باعث تصمیم گیری غیرعاقلانه آنها می‌شود. برای درک آنها و بدون هیچ فرضی کمی وقت بگذارید. وقتی مطمئن شوید که در دانش آنها خلاهایی وجود دارد که باید پر شود، به آنها آموزش دهید.
مدیریت انتظارات ذینفعان یکی از مهمترین جنبه‌های پروژه‌هایی است که تحلیلگران کسب و کار می‌توانند در آن سهیم باشند. تقریباً تمام تحلیلگران کسب و کاری که حداقل چند سال سابقه کار دراین حوزه دارند، در جلسات ذینفعان که انتظارات یا نیازهای غیر واقعی یا بی حد و حصر دارند، آن پروژه را نمی‌پذیرند. نیازهای متضاد و انتظارات غیرواقعی می‌تواند زندگی هر پروژه‌ای را از بین ببرد، بنابراین مهم است که بدانید چگونه آنها را به طور موثر مدیریت کنید.
این مطلب را نیز مطالعه کنید:
نفوذ در میان ذینفعان
