در تفکر چابک، یک شعار داریم که می گوید از ابزاری استفاده کنید که دارای تکنولوژی پایین و تماس بالا باشد:
Low Tech, High Touch
اصولاً استفاده کردن از این ابزارها چه توجیهی دارد، مخصوصاً در عصری که در آن نرم افزارهای تخصصی حوزه های مختلف مهندسی، رشد فزاینده ای نموده اند و به بسیاری مشاهده می کنیم که برای قلمرو هر رشتۀ مهندسی، مجموعۀ شمارش پذیری از نرم افزارهای مختلف و تخصصی شکل گرفته اند. شکل گرفتن قلمرو نرم افزاری در هر رشتۀ مهندسی به اندازه ای است که هر شخصی، مجموعه ای از نرم افزارهایی که یاد گرفته است با عشق و علاقه در رزومۀ خود می گنجاند و حتی سعی می کند که بر دامنۀ یادگیری آنها بیفزاید. مثلاً یک مهندس صنایع با شور زایدالوصفی، ابتدا سراغ یادگیری MS Project می رود و سپس با یادگیری آن و قرار دادن آن در روزمۀ خود، سراغ دیگر نرم افزار زمانبندی یعنی Primavera را می گیرد. تازه این ابتدای ماجرای است و او بعد از اتمام نرم افزارهای زمانبندی، ممکن است دنبال نرم افزارهای ریسک مانند Pert Master برود و همین گونه این زنجیرۀ یادگیری ادامه پیدا خواهد کرد.
حال چابک می آید و می گوید شما باید از تکنولوژی پایین استفاده کنید. در واقع چون در چابک قصد داریم که همۀ افراد در پیاده سازی آن حضور داشته باشند و در لحظه لحظۀ ایده پردازی، آغاز، اجرا، پایش و کنترل و بسته شدن پروژه، حضوری فعال و پویا داشته باشند، پس لاجرم لازم می آید که این افراد بدانند که در حوزۀ نرم افزاری پروژۀ تحت رهبری شان چه می گذرد؟! آنها تعمداً می خواهند بر بند بند پروژه نظارت نمایند و بفهمند که چه می گذرد؟ پس در چابک دیگر نیازی به نرم افزار های پیچیدۀ کنترل پروژه که در بالا به آنها اشاره کردیم نیست. چون این نرم افزارها فقط برای مهندسان صنایع است و مهندسان صنایع و کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه سعی می کنند که دیدگاه خود را بر دیگر ذینفعان تحمیل نمایند. آنها اگرچه با مراجعه به ذینفعان، میزان درصد پیشرفت یک پروژه را دریافت می کنند اما پس از دریافت این اطلاعات و وارد سازی در نرم افزارهای فوق، گزارشی حاصل می شود که فقط توسط همان کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه قابل بیان و حتی دفاع است و دیگر ذینفعان فقط می توانند بپرسند که وضعیت پروژۀ آنها از لحاظ درصد پیشرفت چگونه است و آیا نسبت به پروژه عقب هستند یا جلو؟!
تفکر چابک می گوید شما می توانید از ابزارهایی استفاده کنید که فناوری پایینی دارند اما از لحاظ تماس بین ذینفعان، دارای قدرت عمل بالا است. مثلاً ما می توانیم از یک تخته یا یک وایت برد استفاده کنیم. در این وایت برد، می توانیم کارها را به سه دسته تقسیم کنیم: کل کارها که باید انجام شوند، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده.
در این حالت از وایت برد استفاده کرده ایم که می توانیم با اندکی تقریب و مسامحه، آن را به معنای علمی و عملی اش، Kanban بنامیم. اکنون کار و بار برنامه ریزی ساده تر می شود. اینجا دیگر همه می دانند که چه کارهایی را باید انجام دهند، چه کارهایی در حال انجام است و چه کارهایی به پایان رسیده است. به دلیل پایین بودن میزان تکنولوژی به کار رفته در کانبان، همگان می توانند وضعیت پروژۀ خویش را ارزیابی نمایند و همۀ ذینفعان می توانند دلسوزانه و متعهدانه در برابر سرنوشت پروژه ای که خودشان، مسئول پایه ریزی و نظارت آن هستند، پاسخگو باشند.
شما وقتی از نرم افزارهای پیچیده برای مدیریت و برنامه ریزی پروژه استفاده می کنید، اگرچه به اصطلاح ذینفعان تان را گیچ می کنید و زمان زیادی طول می کشد تا به آنها بقبولانید که وضعیت پروژه تان مطلوب است یا نامطلوب. از سمت دیگر انتظار بالایی در بین آنها ایجاد می کنید که استفاده از این نرم افزارها باعث می شود که سطح داده ها و اطلاعات آن، مطلوب پروژه هستند و به درد پروژه هم می خورند. در صورتیکه خیلی از این داده ها دارای آن گرمایش مطلوب (Information Radiator) نمی باشند و صرفاً برای پر کردن گزارش های هفتگی یا ماهیانه می خورند که از سمت پیمانکار به سمت کارفرما سرازیر می شوند و یا در جلسات هفتگی کنترل پروژه مطرح می گردند که در نهایت چه کارفرمایان و چه ذینفعان کلیدی ممکن است تحت تأثیر این حجم از اطلاعات قرار نگیرند و در درازمدت مشاهده نمایید که کار برنامه ریزی و کنترل پروژه در متدولوژی های غیر چابک، ملال آور و طاقت فرسا است و نیاز به تغیر متدولوژی و کوچ به سمت تفکر چابک پیدا می کنید.
یه سر به این وبینار بزن!
