به مناسبت روز ۲۵ فروردین و گرامیداشت روز منابع انسانی، در این یادداشت می خواهیم در مورد کاربرد و کاربست ذهنیت چابک در حوزۀ منابع انسانی صحبت نماییم.
در گفتگو با رهبران منابع انسانی HR) ) در سراسر جهان، واضح است که نیاز به توسعۀ چابکی کسب و کار، به عنوان یک ضرورت استراتژیک دیکته می شود. اگر خود عملکرد HR را در نظر بگیریم، اکثر تیم ها با مشکلات مشابهی روبرو هستند و نیاز به مدرن سازی، دیجیتالی کردن و ارایۀ ارزش با سرعت را به اشتراک می گذارند. در نتیجه، وقتی صحبت از Agile به میان می‌آید، حرفه HR در حالت تکامل است. ما نه تنها باید به سرعت درک کنیم که Agile به چه معناست تا بتوانیم تحول سازمانی گسترده‌تری را هدایت کنیم، بلکه خودمان نیز باید این طرز فکر را به کار بگیریم تا روش‌های کاری خود را متحول کنیم.
- کمک به درک منابع انسانی چابک (Agile HR)
منابع انسانی چابک یک موضوع هیجان انگیز است، اما در ابتدا می تواند ترسناک باشد و به سختی می توان آن را زمینه سازی کرد. برای کمک به توضیح عناصر کلیدی منابع انسانی چابک، هر بخش از این راهنما از اینفوگرافیک Agile HR به طور خلاصه با همکاری Mia Kolmodin از Dandy People طراحی شده است.
دو جنبه متمایز برای منابع انسانی چابک وجود دارد – چابک برای منابع انسانی و منابع انسانی برای چابک. بیایید به جزئیات هر یک بپردازیم، از چابک برای منابع انسانی شروع کنیم.
- چابک برای منابع انسانی
چابک برای منابع انسانی به این می پردازد که چگونه منابع انسانی می تواند طرز فکر چابک و روش های کاری مختلف را در تیم ها و پروژه های خودمان اعمال کند. چابک برای منابع انسانی، این پتانسیل را دارد که مدل عملیاتی ما را دوباره ابداع کند و به ما کمک کند تا به عنوان یک حرفه، مدرن شویم. شما حتی نیازی به کار در یک سازمان چابک جهت انجام چابک برای منابع انسانی ندارید و می توانید با به کار بردن چند مرحله اساسی در کار روزمره خود فواید آن را خیلی سریع متوجه شوید.
- پذیرش ذهنیت
چابک همه چیز در مورد ارزشی است که شما به مشتری و کسب و کار خود ارائه می دهید. در منابع انسانی، ما در مورد نیاز به «ارزش افزایی» زیاد صحبت می‌کنیم، اما اغلب برای تعیین کمیت و تعریف دقیق این ارزش تلاش می‌کنیم. بیشتر استراتژی‌های منابع انسانی شامل موضوعات پیچیده بزرگی هستند، مانند طراحی یک تجربه شخصی کارمند برای نیروی کار چند نسلی و متنوع. یا توسعه رهبران آینده برای نقش هایی که حتی هنوز وجود ندارند. در حالی که این اهداف پیچیده اهداف ارزشمندی هستند، ارزشی که در هر نقطه از زمان ارائه می شود اغلب تعریف نشده باقی می ماند یا مستقیماً به انتشار بیگ بنگ مرتبط می شود، مانند بسته مزایای جدید کارکنان یا برنامه توسعه رهبری.
چابک به عنوان یک راهکار، به منابع انسانی کمک می کند تا این موضوعات پیچیده بزرگ را به بخش هایی از ارزش تقسیم کند. این به ما کمک می کند کار خود را بر اساس ارزش اولویت بندی کنیم، و به وضوح آنچه را که به کسب و کار ارائه می دهیم و چرا آن را انجام می دهیم، بیان کنیم.
- ارزش انسان محور
ذهنیت منابع انسانی چابک همچنین به این موضوع می‌پردازد که مردم ما مشتری و استفاده‌کننده از تجربه کارمندان هستند. وقتی به شکل بالا نگاه کنیم، ارزش چیزی را نشان می دهد که مشتری را خوشحال می کند و به کارمند کمک می کند در شغل خود موفق باشد. همچنین نیاز به طراحی شیوه های انسان محوری را ایجاد می کند که از طریق بازخورد مستقیم کاربران تأیید می شود. این دیدگاه بسیار متفاوتی نسبت به طراحی خدمات و فرآیندهای منابع انسانی بر اساس بهترین عملکرد قبلی یا آنچه مدیریت فرض می‌کند سازمان به آن نیاز دارد است.
- توسعه تدریجی
در مرحلۀ بعد، منابع انسانی چابک قصد دارد این ارزش را به صورت تدریجی به مشتری برساند. اکنون، کلمه “افزاینده” در اینجا مهم است و نشان دهندۀ یک تغییر ذهنیت بزرگ برای منابع انسانی است. افزایشی به معنای ارائه ارزش از طریق تغییرات کوچک و گام به گام است که از طریق رویکرد آزمون و یادگیری تأیید می شود. این حلقه بازخورد چابک و یک حرکت آگاهانه از برنامه ریزی اولیه سفت و سخت است که نمی تواند با نیازهای مشتری در حال تکامل، تغییر در محدوده پروژه یا صرفاً یک ایده بهتر سازگار شود.
- حرکت فراتر از ابزار
همه اینها به این معنی است که طرز فکر منابع انسانی چابک، فراتر از یادداشت های Post-it، بردهای اسکرام و چند استند آپ است. در واقع باید منابع انسانی از سنت پیروی از بهترین روش های منابع انسانی رها شود و به سمت پذیرش رویکرد آزمون و یادگیری برای ارائه ارزش حرکت نماید، ارزشی که توسط افراد و تجربه کاری آنها تأیید شده است. تنها زمانی که منابع انسانی این ذهنیت را بپذیرد، این حرفه می‌تواند با موفقیت ابزارها و شیوه‌های چابک را در تیم‌ها و پروژه‌های ما بپذیرد.
- روش های کاری
هنگامی که با ذهنیت تیم های منابع انسانی راحت باشند، می توانند روش های خود را برای کار با چارچوب های چابک توسعه دهند. شایان ذکر است که مانند خود چابک، هیچ طرحی برای نحوه انجام منابع انسانی چابک وجود ندارد. این مهم است که سلیقه خود را بر اساس فرهنگ، صنعت، اندازۀ تیم و نیازهای کسب و کار خود پیدا کنید.
- مدل چابک HR خود را پیدا کنید
این بدان معناست که برخی از تیم‌ها از چارچوب اسکرام استفاده می‌کنند و هر هفته پشت سر هم می‌دوند، با هدف ایجاد نوآوری و تحویل سریع. جایی که دیگران یک تابلوی Kanban را برای مدیریت جریان ثابت کارهای روزانه ترجیح می دهند. اغلب با فعالیت هایی مانند گذشته نگر (Retrospective) و استند آپ ترکیب می شود تا اطمینان حاصل شود که به طور مداوم بهبود می یابند و پویا باقی می مانند. رویکرد شما هر چه باشد، کلید یافتن آن از طریق یک چرخه تست و یادگیری است.
در چابک، مفاهیم آزمایش، تست و یادگیری، به همان اندازه که برای کاری که انجام می‌دهید، در نحوه کار شما کاربرد دارد. همانطور که گفته شد، چند اشتراک مهم در میان تمام تیم های منابع انسانی چابک وجود دارد که اکنون آنها را بررسی خواهیم کرد.
- دیگر خبری از سیلوهای منابع انسانی نیست
اولی پایان دادن به سیلوهای (Silos) منابع انسانی است. چابک استدلال می کند که واگذاری ها و تصمیمات به تعویق افتاده باعث کاهش سرعت شما می شود. در عوض، چابک از تیم‌های چند ماهه و خودسازمان‌دهنده حمایت می‌کند که می‌توانند در پاسخ به نیازهای مشتری تصمیم‌گیری سریع بگیرند. برای حمایت از این روش‌ها، تیم‌ها از ابزارهای تجسم مانند بردهای اسکرام یا کانبان (هم دیجیتال و هم فیزیکی) استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که کار شفاف و بی‌رحمانه اولویت‌بندی می‌شود.
فقط قدرت تیم های چند ماهه چابک را تصور کنید که متشکل از منابع انسانی به علاوه افراد دیگر از کسب و کار هستند که مشکلات پیچیدۀ سازمانی ما را حل می کنند.
منابع انسانی چابک، مدل عملیاتی HR را متحول می کند و شروع به ایجاد مجموعه ای از افراد چند ماهه می کند که می توانند با هم نوآوری و طراحی کنند. این تیم‌های منابع انسانی چابک همچنین می‌توانند به جای پیروی از روابط یا نقش‌های از پیش تعیین‌شده برای اجرای یک کار، به بخش‌های مختلف کسب‌وکار بر اساس اینکه چه کسی در دسترس است و چه کسی مهارت دارد، خدمات ارائه می‌کند.
- آهنگ منابع انسانی چابک
وجه مشترک دیگر، معرفی یک آهنگ یا ریتم جدید در نحوه کار ما است. به طور سنتی، منابع انسانی با یک چرخۀ سالانه کار می کند، گاهی اوقات با چک کردن های نیم ساله یا سه ماهه. با این حال، در دنیای مدرن و همیشه در حال تغییر ما، کل کسب و کارها می توانند در این زمان بالا و پایین شوند. درعوض، چابک، چارچوب زمانی کوتاه‌تری را در نظر می‌گیرد و از تیم‌ها می‌خواهد که حداقل به صورت ماهانه بررسی کنند و دوباره برنامه‌ریزی کنند، و بسیاری از تیم‌ها در چرخه‌های ۱ یا ۲ هفته‌ای کار می‌کنند.
این آهنگ همچنین بر اساس حلقه بازخورد (Feedback Loop) چابک است که با برنامه ریزی و اولویت بندی شروع می شود. سپس تیم به کار خود ادامه می‌دهد، در حالت ایده‌آل هر روز با برگزاری یک استند آپ چک‌این می‌کنند. در پایان حلقه، تیم ارزشی را که به مشتریان خود تحویل داده‌اند نشان می‌دهد و بازخورد جمع‌آوری می‌کند تا به آنها کمک کند تا برای افزایش یا چرخه کاری بعدی برنامه‌ریزی کنند. این تیم همچنین با برگزاری یک مطالعه گذشته نگر، نحوه همکاری آنها را با هدف بهبود مستمر ارزیابی می کند.
علاوه بر این، در حالی که حلقه چابک در درجه اول یک ریتم مبتنی بر تیم است، این آهنگ می تواند باعث بهبود مستمر در سراسر سازمان شود. با موضوعات منابع انسانی مانند عملکرد، یادگیری مستقیم و توسعه شغلی، به هم مرتبط است.
- اولویت بندی و شفافیت
آخرین وجه اشتراک قابل توجه بین اکثر تحولات منابع انسانی چاک استفاده از ابزار چابک برای هدایت اولویت بندی و تجسم کار است. در سطح استراتژیک، ابتکارات و خدمات افراد بر اساس ارزش تجاری اولویت بندی شده و از طریق مجموعه ای از کار تجسم می شود. به عنوان مثال، برخی از تیم‌های منابع انسانی چابک از روش‌های اولویت‌بندی استفاده می‌کنند تا به طور مستقیم با ذینفعان و کارمندان ارشد، یک جاماندگی در سطح بالا ایجاد کنند، که کار دقیق‌تر آنها را در هر فصل راهنمایی می‌کند.
این چشم انداز سطح بالا سپس مستقیماً به سطح تیم و برنامه های عقب افتاده مبتنی بر پروژه وارد می شود، جایی که تصمیم گیری در مورد چگونگی انجام کارها اتخاذ می شود. شفافیت اطلاعات در این روش‌های کار و تغییر مهم دیگری که به منابع انسانی کمک می‌کند به‌جای اینکه به‌عنوان پلیس مخفی سرگرم‌کننده دیده شود، به‌عنوان بخش دیگری از تجارت پذیرفته شود، مرکزی است.
در واقع، چابک می‌خواهد که رهبران و تیم‌های منابع انسانی بیش از هر زمان دیگری برنامه‌ریزی و سازماندهی شده باشند. این یک اشتباه است که چابک به معنای “بدون قوانین” است و آنچه را که می خواهید انجام دهید! نظم و انضباط واقعی مورد نیاز است، نظمی که مدل منابع انسانی را به حلقه های بازخورد سریع و تحویل، به جای برنامه های عملیاتی سالانه، گزارش های پروژه و سیستم های سالانه تبدیل کند.
- هم آفرینش (C0-Creation) تجربه کارمند
هم آفرینش تجربۀ کارکنان شاید قوی ترین عنصر منابع انسانی چابک باشد. همچنین ساده‌ترین مکان برای شروع و کاری است که می‌توانید انجام دهید حتی اگر هنوز به طور کامل چابک کار نکنید.
هم آفرینش افراد شما را دعوت می کند تا با شما آزمایش کنند و آزمایش کنند که چه چیزی موثر است و چه چیزی مفید نیست. از تکنیک های مورد استفاده در تفکر طراحی، مانند پرسونا، نقشه برداری تجربه و نمونه سازی استفاده می کند. چارچوب های بسیار خوبی برای استفاده وجود دارد که همگی به شما کمک می کنند تا خود را به جای مشتری خود قرار دهید و تجربه کار را دوباره طراحی کنید.
نتیجه تغییر سازمانی از طریق همکاری است. به جای اینکه افراد را از طریق تغییر مدیریت کنند، اکنون آن را با شما ایجاد می کنند. این شیوه کار نه تنها کار منابع انسانی را متحول می کند، بلکه کار هر پروژه تغییر سازمانی، مانند طراحی مجدد فرآیند، ابتکارات فرهنگی و پیاده سازی سیستم را تغییر می دهد.
- کار اکتشافی در منابع انسانی
قدرت هم آفرینش به اهمیت کار اکتشافی در چابک مرتبط است، جایی که شما هرگز نباید پاسخ یا آنچه را که مشتری برایش ارزش قائل است فرض کنید. در عوض، شما باید از طریق تحقیق، نمونه سازی و مهمتر از همه، صحبت با مشتری، کشف کنید که پاسخ چیست!
این با جمع آوری نظرات افراد از طریق نظرسنجی تعامل بسیار متفاوت است. این در مورد قرار دادن چیزی فیزیکی در دستان آنها یا ایجاد تجربه ای برای ارزیابی واکنش ها و پاسخ های آنها است.
- مبتنی بر شواهد
وقت آن رسیده است که منابع انسانی مانند یک دانشمند فکر کند، مفروضات و فرضیه ها را آزمایش کند تا از طریق داده ها نشان دهد که چرا منابع انسانی، چه رسد به کل کسب وکار، باید دست به تغییر محل کار بزند.
تمام روش‌هایی که تاکنون ذکر شد، مانند آزمایش، نمونه‌سازی اولیه و هدایت یک حلقه بازخورد پیوسته، از یک رویکرد مبتنی بر شواهد استفاده می‌کنند. همچنین می‌توان از این روش‌ها بدون نیاز به «کاملا چابک» شدن تیم شما استفاده کرد.
منابع انسانی اغلب در مورد نیاز به داشتن یک صندلی پشت میز صحبت می کنند. با این حال، در گذشته ما فاقد داده هایی بودیم که بتوانیم دیدگاه خود را آگاه کنیم و با موفقیت در بحث تجاری مشارکت کنیم. کار مبتنی بر شواهد این مشکل را حل می کند.
- آبشاری در مقابل چابک
چابک در اواخر دهه ۱۹۹۰ به عنوان پاسخی به نیاز به ارائه محصولات در یک محیط بازار در حال تغییر، توسعه نرم افزار را آغاز کرد. برای مقابله با این پیچیدگی افزایش یافته، چابک نیاز به تغییر مستقیم در نحوه تحویل محصول یا پروژه را در بر می گیرد. روش‌های چابک کار اکنون به قدری موفقیت‌آمیز هستند که تقریباً تمام فناوری‌ها به این روش توسعه می‌یابند، و کل سازمان‌ها، از جمله کسب‌وکارهای غیرفناوری، می‌خواهند «به چابکی» بروند.
- دیگر خبری از «بیگ بنگ» نیست. دیگر خبری از «یک اندازه برای همه» نیست.
دور شدن از رویکرد آبشاری برای ارائه ارزش به صورت تدریجی برای منابع انسانی پیشگام است. رویکرد سنتی این بوده است که کل سیستم‌ها و فرآیندهای منابع انسانی را از قبل طراحی کرده و آنها را از طریق یک پیاده‌سازی بیگ‌بنگ یک اندازه برای همه در کسب‌وکار عرضه کنیم. در عوض، چابک از منابع انسانی دعوت می‌کند تا ابتدا یک ایده یا فرضیه را آزمایش کند و تنها زمانی پروژه را شروع کند که شواهدی وجود داشته باشد که منابع انسانی کشف کرده است چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی خوب نیست.
- چابک به عنوان مدیریت ریسک
این رویکرد نه تنها ریسک پروژه را کاهش می دهد، بلکه اگر چیزی شکست بخورد، می توان مسیر جدیدی را در پیش گرفت. این توانایی داخلی برای انطباق با تغییرات، به این معنی است که می‌توانیم با تغییر نیازهای مشتری یا تغییر محیط کسب‌وکار، برنامه‌ریزی کنیم و دوباره برنامه‌ریزی کنیم. این رویکرد همچنین خطر اختصاص زمان، پول و افراد را به یک ایده ناقص کاهش می دهد.
در این یادداشت سعی کردیم که مخاطب را با مفاهیم اولیه چابک که در منابع انسانی کار برد دارند و به استقرار آن کمک می کنند، معرفی نماییم. این یادداشت دو بخش دارد بخش نخست آن چابک برای منابع انسانی است و بخش دیگر آن که در یادداشت دیگر به نظر مخاطب خواهد رسید، منابع انسانی برای چابک خواهد بود.
آکادمی تحلیل کسب و کار قصد دارد در آینده، دوره های آموزش چابک برای منابع انسانی یا منابع انسانی چابک با بهره گیری از استانداردهایی از قبیل AGIL SHIFT برای مخاطبان سازمانی فراهم نماید.
مخاطبان گرانقدر می توانند با دنبال کردن این یادداشت ها، به خط فکری چابک در منابع انسانی پی ببرند و این ذهنیت به شما کمک می کند که بتوانید بهتر از قبل با چابک آشنایی عمیق داشته باشید.
