در مطلب قبل گفتیم در کتاب BABOK پنج دیدگاه در مورد تحلیل کسب و کار ارائه شده است که عبارتند از:
- چابک
- هوش تجاری
- فناوری اطلاعات
- معماری کسب و کار
- مدیریت فرایند
همچنین توضیحاتی در مورد محدوده تغییر دیدگاه BPM در تحلیل کسب و کار، وسعت تغییر در دیدگاه مدیریت فرایند و ارزش و راهکار ارائه شده از طریق دیدگاه مدیریت فرایند توضیحاتی ارائه کردیم.
در این مطلب در مورد فرضیات اصلی حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار، محدوده تحلیل کسب و کار، اهداف تغییر و جایگاه تحلیلگر کسب و کار توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
فرضیات اصلی
لیست زیر شامل مجموعهای از فرضیات اصلی حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار است:
- فرآیندها معمولاً بوسیله سیستمهای تکنولوژی اطلاعات پشتیبانی میشوند، اما توسعه آن سیستمها بوسیله اکثر روشهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار پوشش داده نمیشود. ممکن است تحلیلگران کسب و کار بر مبنای سیستمهای تکنولوژی اطلاعات موجود، الزامات کسب و کار اضافی پیشنهاد نمایند.
- طرحهای مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار از حمایت مدیریت ارشد سازمان برخوردار هستند. ممکن است تحلیلگر کسب و کار در پیشنهاد الزامات اضافی کسب و کار بر مبنای استراتژیهای سازمان مشارکت داشته باشد.
- سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار نیازمند یکپارچگی کامل با استراتژی سازمان هستند اما بیشتر روشها شامل توسعه استراتژی نیستند و این موضوع خارج از محدوده این حوزه است.
- طرحهای مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار کل سازمان را در بر میگیرند.
محدوده تحلیل کسب و کار
حامی تغییر
طرحهای مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار که تمامی گستره سازمان را در بر میگیرند، معمولا بوسیله مدیران ارشد سازمان و با تمرکز بر ارزش و خروجیها آغاز میشوند و سپس به فرآیندهای کسب و کار که بیش از همه از اهداف استراتژیک سازمان پشتیبانی میکنند متصل میشوند.
اهداف تغییر
اهداف احتمالی اولیه اعمال تغییر از طریق اجرای یک طرح مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار شامل موارد زیر است:
- افزایش رضایت مشتری
- برآورده ساختن الزامات قانونی
- برآورده ساختن نیازهای صاحب فرآیند
- افزایش مشارکت در اجرای فرآیندها
- ارتقاء قابلیتها و بهرهوری تیم اجرایی
جایگاه تحلیلگر کسب و کار
تحلیلگران کسب و کار فعال درون حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ممکن است نقشهای زیر را بر عهده داشته باشند:
- معمار فرآیند
- طراح/تحلیلگر فرآیند
- مدل کننده فرآیند
خروجیهای تحلیل کسب و کار
خروجیهای تحلیلگران کسب و کار فعال در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار شامل موارد زیر است:
- مدلهای فرآیند کسب و کار
- قواعد کسب و کار
- اندازه گیری عملکرد کسب و کار
- تصمیمات کسب و کار
- ارزیابی عملکرد کسب و کار
شایستگیهای مورد نیاز
تحلیلگران کسب و کار فعال درون حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید با چالشهای وضعیت موجود مواجه شوند، جهت یافتن دلائل ریشهای یک مسئله تلاش و کوشش کنند، ارزیابی کنند که چرا کارها به یک روش مشخص انجام میشوند و خبرگان حوزه مورد نظر را تشویق کنند که ایده ها و رویکردهای جدیدی را برای افزایش کارآیی و اثربخشی فرآیندها مورد توجه قرار دهند.
به دلیل اثرات تغییر فرآیندها بر عادت های کاری افراد، در زمان اجرای طرح مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بهره مندی از مهارتهای ارتباطی بسیار ارزشمند است. تحلیلگران کسب و کار بطور مکرر با افرادی که دارای دیدگاههای متفاوتی هستند مذاکره نموده و بین آنها میانجگری میکنند و تعارضات بین گروه های مختلف سازمان را منعکس نموده و به حل و فصل آنها کمک خواهند نمود. تحلیلگر کسب و کار بعنوان یک واسطه بی طرف نقش تسهیل گری اجرای تغییر را به عهده خواهد داشت.
تأثیر بر حوزه های دیگر دانش
در این بخش چگونگی تطبیق فعالیتهای تحلیل کسب و کار مرتبط با مدیریت فرآیندهای کسب و کار با فعالیتهای تحلیل کسب و کار معرفی شده در راهنمای BABOK، توصیف میشود. همچنین شرح داده میشود که چگونه هر حوزه دانش بر اساس قواعد مدیریت فرآیندهای کسب و کار بکار گرفته شده و اصلاح میشود.
برنامه ریزی و پایش تحلیل کسب و کار
با در نظر گرفتن این واقعیت که ممکن است در ابتدای طرح مبتکرانه میزان اطلاعات در دسترس برای برنامه ریزی کامل محدود بوده و کافی نباشد، تکامل تدریجی در برنامه ریزی طرح های مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار رایج است. این طرحها شامل فعالیتهای بهبود مستمر هستند و یک دلیل اصلی عدم موفقیت آنها، موجود نبودن برنامه ای مدون برای پایش مستمر اثر تغییر بر فرآیندها است. در طرحهای مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تمرکز اولیه تحلیل کسب و کار بر روی بررسی و بهبود فرآیند کسب و کار، پیش از توجه به تکنولوژی مورد استفاده برای پشتیبانی از فرآیند و هر تغییری است که ممکن است بر روی اپلیکیشنهای نرمافزاری یا رویه های کاری مورد نیاز باشد.
تکنیکهای ارائه شده در راهنمای BABOK
- برآورد
- مرورها
- مدلسازی فرآیند
- کارگاه های آموزشی
استخراج و همکاری
جهت موفقیت طرح مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار، محدوده طرح و محدوده فرآیندهای تحت تأثیر باید مشخص شده و درک گردد.
مدلسازی فرآیند و تحلیل ذینفعان عموما طی فاز استخراج الزامات طرح مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار بکار گرفته میشوند. تغییرات فرآیندی میتواند اثرات مهمی در سرتاسر سازمان بر جا گذارد، بنابراین مدیریت ذینفعان و انتظارات آنها دارای اهمیت حیاتی است.
تکنیکهای ارائه شده در راهنمای BABOK
- طوفان ذهنی
- مرورها
- تحلیل ریشه اصلی
- تحلیل مستندات
- مدلسازی محدوده
- گروههای تمرکز
- تحلیل فصول مشترک
- مصاحبه ها
- سنجه ها و شاخص های کلیدی عملکرد
- تحقیق میدانی و پرسشنامه
- مشاهده
- مدلسازی فرآیند
- کارگاه های آموزشی
- نمونه سازی
مدیریت چرخه عمر الزامات
مدیریت فرآیندهای کسب و کار شامل مجموعه ای از رویکردها است که بر روی روشهایی برای ارائه ارزش در نواحی چندگانه کارکردی از طریق یک لنز فرآیند-محور متمرکز هستند. اثر فعالیتهای مرتبط با مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر روی چرخه عمر الزامات دارای اهمیت است، زیرا میتواند محرک شناسایی و تعریف الزاماتی مرتبط با طراحی، کدگذاری، اجرا و فعالیتهای پس از اجرای تغییر باشد. تحلیلگر کسب و کار مسئول حفظ این ارتباط و اطمینان از اثر بخش بودن آن در بین ذینفعان و صاحبان فرآیند است که تصمیم گیرندگان نهایی در مورد فرآیندها، تغییرات، و راهکارهای پشتیبان هستند.
مستندات فرآیندهای کسب و کار در دسترس تمامی ذینفعان خواهد بود تا در عملیات روزانه کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. در صورتیکه فرآیند بوسیله سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار مکانیزه شده باشد، ممکن است نمایش فرآیند بطور مستقیم امکانپذیر باشد.
تکنیکهای ارائه شده در راهنمای BABOK
- معیار ارزیابی و پذیرش
- مدیریت بکلاگ
- اولویت بندی
- طوفان ذهنی
- تحلیل فرآیند
- مدلسازی فرآیند
- نمونه سازی
- مدلسازی محدوده
- تحلیل قواعد کسب و کار
- کارگاه های آموزشی
- تحلیل الزامات غیر کارکردی
تحلیل استراتژی
در یک بستر مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تحلیل استراتژی شامل درک نقشی است که فرآیند در یک زنجیره ارزش سازمان ایفا میکند. حداقل، فرآیندهایی که در تعامل با فرآیندهای تحت تأثیر طرح مبتکرانه هستند، باید مورد توجه قرار گیرند.
تکنیکهای ارائه شده در راهنمای BABOK
- تحلیل مستندات
- درس آموخته ها
- تحلیل فرآیند
- مدلسازی فرآیند
- مصاحبه ها
- تجزیه کارکردی
تحلیل الزامات و تعریف طرح
تحلیل الزامات و تعریف طرح بر روی تعیین مدل فرآیندی آتی تمرکز دارند. معماری الزامات احتمالاً شامل مدل فرآیند، قواعد و تصمیمات مرتبط با کسب و کار، الزامات اطلاعاتی و ساختار سازمان است. گزینه های راهکار معمولاً شامل تغییرات تکنولوژی اطلاعات است که برای پشتیبانی از فرآیند، برون سپاری جنبه های مختلف آن، و تغییرات مشابه مورد نیاز هستند.
تکنیکهای ارائه شده در راهنمای BABOK
- بهینه کاوی و تحلیل بازار
- اولویت بندی
- نمونه سازی
- تحلیل قواعد کسب و کار
- مدلسازی تصمیم
- مدلسازی محدوده
- برآورد
- کارگاه های آموزشی
- سنجه ها و شاخصهای کلیدی عملکرد
- تجزیه کارکردی
دیگر تکنیکهای تحلیل کسب و کار
- شبیه سازی فرآیند
ارزیابی راهکار
معمولاً ارزیابی راهکار بطور مکرر طی اجرای طرح مبتکرانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار به منظور ارزیابی عملکرد فرآیند کسب و کار انجام میشود. همزمان با ارزیابی فرآیندها برای سناریوهای مختلف، آنها میتوانند اصلاح شده و نتایج حاصل پایش شوند. کارهای ارزیابی راهکار بینشی برای درک اثر بهبود فرآیند و ارزش ایجاد شده بوسیله تغییر فرآیند کسب و کار فراهم میکنند.
کار تحلیل عملکرد راهکار برای درک تفاوتهای بین ارزش بالقوه و ارزش آزاد شده واقعی انجام میشود.
تکنیکهای ارائه شده در راهنمای BABOK
- معیار ارزیابی و پذیرش
- سنجه ها و شاخصهای کلیدی عملکرد
- کارت امتیازی متوازن
- بهینه کاوی و تحلیل بازار
- مشاهده
- مدلسازی سازمان
- مدلسازی فرآیند
- طوفان ذهنی
- مرورها
- تحلیل قابلیتهای کسب و کار
- تحلیل مستندات
- برآورد
- تحلیل ریشه اصلی
- تحقیق میدانی و پرسشنامه
- مصاحبه ها
- تحلیل SWOT
دیگر تکنیکهای تحلیل کسب و کار
- شبیه سازی فرآیند
- تحلیل جریان ارزش
