تکنیک تحلیل قوائد کسب و کار یکی از تکنیک های تحلیل کسب و کار است که در چندین حوزه دانشی از حوزه های دانشی تحلیل کسب و کار کاربرد دارد و در این نوشته در نظر داریم کلیاتی از این تکنیک را ارائه نماییم.
هدف از تکنیک تحلیل قوائد کسب و کار
تحلیل قوائد کسب و کار برای شناسایی، بیان، صحه گذاری، اصلاح و سازماندهی قوائدی که رفتار روزمره کسب و کار را شکل میدهند و جهت هدایت تصمیمات مرتبط با عملیات کسب و کار مورد استفاده قرار میگیرد.
شرح تکنیک تحلیل قوائد کسب و کار
قوائد و سیاست‌های کسب و کار، عملیات روزمره کسب و کار و فرآیندهای آن‌را هدایت میکنند و تصمیمات عملیاتی کسب و کار را شکل میدهند. سیاست کسب و کار، رهنمودی کلی و همه جانبه است که برای کنترل، تحت تأثیر قرار دادن و نظم دادن به اقدامات سازمان و افراد آن مورد استفاده قرار میگیرد.
یک قاعده کسب و کار، یک دستورالعمل خاص و قابل سنجش است که بعنوان معیاری برای هدایت رفتار، شکل‌دهی قضاوت‌ها، یا تصمیمگیری‌ها بکار گرفته میشود. یک قاعده کسب و کار باید کاربردی بوده (در زمان استفاده به وسیله افراد نیاز به تفسیر اضافی نداشته باشد) و همیشه تحت کنترل کسب و کار باشد.
تحلیل قوائد کسب و کار شامل دریافت آن قوائد از منابع آن، بیان صریح و شفاف آنها، صحه‌گذاری آنها با همکاری ذینفعان، اصلاح آنها جهت هم‌راستایی با اهداف کسب و کار و سازماندهی آنها به گونه‌ای است که بتوانند بطور مؤثری مدیریت شده و دوباره مورد استفاده قرار گیرند.
منابع قوائد کسب و کار ممکن است صریح (مانند، سیاست‌های مستند شده کسب و کار، مقررات، یا قراردادها) یا ضمنی (مانند، روتین‌های مرتبط با فرهنگ سازمان) باشند. قوائد کسب و کار باید صریح، معین، شفاف و در دسترس بوده و از یک منبع باشند.
اصول مبنایی قوائد کسب و کار عبارتند از:
- با استفاده از واژههای استاندارد کسب و کار پایه‌گذاری شوند تا متخصصین حوزه‌های مختلف را قادر سازند که آنها را صحه‌گذاری کنند.
- نحوه بیان آنها مستقل از چگونگی اعمال آنها باشد.
- از فرآیندهایی که به وسیله آنها پشتیبانی یا محدود می شوند مستقل باشند.
- برای تصمیماتی که به وسیله آنها پشتیبانی یا محدود می شوند واضح و شفاف باشند.
- به گونه‌ای نگهداری شوند که بتوانند پایش شوند و با تکامل شرایط کسب و کار طی زمان سازگار شوند.
مجموعه‌ای از قوائد کسب و کار که برای اخذ تصمیمی در مورد عملیاتی کسب و کار بکار گرفته میشوند، ممکن است در قالب یک جدول یا درخت تصمیم بیان شوند. تعداد قوائد موجود در چنین مجموعه‌ای میتواند بسیار زیاد باشد و از پیچیدگی قابل توجهی برخوردار باشد.
اجزاء تکنیک تحلیل قوائد کسب و کار
پیروی از قوائد کسب و کار مستلزم استفاده از عبارتهای کسب و کار، واژه نامه ای شامل تعاریفی برای مفاهیم زیربنایی کسب و کار، و درک چگونگی ساختار ارتباطی بین مفاهیم است. اغلب، استفاده مجدد از ترمینولوژی های موجود در نهادهای خارج از سازمان یا واژه نامه های درون سازمان توصیه می شود. برخی اوقات تعاریف و ساختارهای ارائه شده در لغتنامه های داده یا مدل‌های داده می تواند مفید باشد.
قوائد کسب و کار باید به گونه ای مستقل از هر تکنولوژی کاربردی بیان و مدیریت شوند، زیرا نیاز است که آنها به عنوان مرجعی در دسترس افراد سازمان قرار داشته باشند. علاوه بر این، آنها گاهی اوقات در پلتفورم های چندگانه یا اجزاء نرم افزار بکار گرفته خواهند شد. قوائد کسب و کار موجود باید مورد بازبینی قرار گیرند که از هم‌راستایی آنها با اهداف کسب و کار، به ویژه در زمانی که راهکارهای جدید ظهور می کنند، اطمینان حاصل شود.
قوائد تعریفی
قوائد تعریفی، مفاهیم را شکل میدهند یا دانش و اطلاعات را تولید میکنند. آنها چیزی را بیان میکنند که در مورد یک مفهوم الزاماً صحیح (یا غلط) است و بدینوسیله موجب تقویت تعریف آن میشوند. در مقایسه با قوائد رفتاری، که با رفتار افراد مرتبط میباشند، قوائد تعریفی بیانکننده دانش عملیاتی سازمان هستند.
قوائد تعریفی نمیتوانند نقض شوند ولی میتوانند بصورتی نادرست بکار گرفته شوند. مثالی از یک قاعده تعریفی عبارتست از:
یک مشتری در صورتی که بیش از ده بار در ماه کالا یا خدماتی را سفارش دهد باید بعنوان یک مشتری ویژه مورد توجه قرار گیرد.
قوائد کسب و کار اغلب تجویز میکنند که اطلاعات چگونه کسب شده و تفسیر، استنباط و محاسبه شوند. یک استنباط یا محاسبه ممکن است نتیجه قوائد چندگانه‌ای باشد که هر یک بر اساس چیزی که بوسیله دیگری استنباط یا محاسبه میشود، ساخته خواهد شد.مجموعه‌ای از قوائد تعریفی اغلب برای اخذ تصمیمات عملیاتی در زمان اجرای برخی فرآیندها یا وقوع برخی رخدادها مورد استفاده قرار میگیرند.
قوائد رفتاری
قوائد رفتاری قوائد افراد هستند، حتی اگر رفتار مکانیزه شده باشد. قوائد رفتاری فعالیت‌های روزمره کسب و کار را شکل میدهند. آنها این کار را بوسیله در نظر گرفتن برخی وظایف یا محدودیت‌ها بر روی رویه‌ها، اقدامات، اعمال یا تولیدات انجام میدهند.
قوائد رفتاری، قوائدی هستند که سازمان اغلب برای کاهش ریسک‌ها یا افزایش بهره وری، تصمیم میگیرد که آنها را بعنوان یک سیاست اعمال کند. آنها بصورت مکرر از اطلاعات یا دانش تولید شده بوسیله قوائد تعریفی (که در مورد شکل گیری دانش یا اطلاعات هستند) استفاده میکنند. این انتظار وجود دارد که قوائد رفتاری اقدامات افرادی را که درون سازمان در حال فعالیت هستند، یا افرادی که با آنها تعامل میکنند را هدایت کنند. آنها ممکن است افراد را ملزم کنند که اقداماتی را به شیوه مشخصی اجرا کنند، آنها را از انجام دادن اقداماتی منع میکند یا شرایطی را مشخص میکند که در آن برخی چیزها میتوانند بطور صحیح انجام شوند. مثالی از یک قاعده رفتاری عبارتست از:
در صورتیکه آدرس صورتحسابی که بوسیله مشتری ارائه میشود با آدرس موجود بر روی کارت اعتباری منطبق نباشد، سفارش پذیرفته نخواهد شد.
بر خلاف قوائد تعریفی، قوائد رفتاری قوائدی هستند که میتوانند بطور مستقیم نادیده گرفته شوند. بر اساس تعریف همیشه ممکن است که یک قاعده رفتاری نقض شود، حتی اگر شرایطی وجود نداشته باشد که بر اساس آن سازمان این کار را تأیید کند و علیرغم این واقعیت که سازمان در راهکار در نظر گرفته شده، اقدامات احتیاطی فوق العاده‌ای را برای ممانعت از این کار پیشبینی نموده باشد. به این دلیل تحلیل‌های بیشتری باید انجام شود تا مشخص شود که نیاز است قاعده مورد نظر با چه شدتی اعمال شود، چه نوع تحریم یا مجازاتی باید برای نقض آن در نظر گرفته شود و چه عکس‌العملی در مواجهه با نادیده گرفتن قوائد میتواند مناسب باشد. چنین تحلیل‌هایی اغلب منجر به تدوین قوائدی جدید میشود.
سطوح مختلفی از اجبار ممکن است برای یک قاعده رفتاری در نظر گرفته شود. برای مثال:
- هیچ امکانی برای نقض قوائد وجود ندارد (اعمال شدید)
- امکان نادیده گرفتن توسط فرد دارای مجوز
- امکان نادیده گرفتن با ارائه توضیحات قابل قبول و قانع کننده
- اجباری در اعمال قوائد وجود ندارد
ملاحظات کاربردی در تکنیک تحلیل قوائد کسب و کار
- نقاط قوت تکنیک تحلیل قوائد کسب و کار
- در صورتیکه قوائد کسب و کار به وسیله قدرت مطلقی که بر کل سازمان احاطه دارد اعمال و مدیریت شود، امکان اعمال تغییرات سریع و فوری بر روی آنها وجود خواهد داشت.
- وجود یک محل نگهداری متمرکز امکان استفاده مجدد از قوائد کسب و کار در سرتاسر سازمان را فراهم میکند.
- قوائد کسب و کار ساختاری برای قانونمند ساختن رفتارهای کسب و کار فراهم میکنند.
- تعریف و مدیریت شفاف قوائد کسب و کار به سازمان اجازه خواهد داد که بدون تغییر فرآیندها یا سیستم‌ها، تغییرات مورد نظر خود را بر روی سیاست‌ها اعمال کند.
- محدودیت‌های تکنیک تحلیل قوائد کسب و کار
- ممکن است سازمان‌ها لیست‌های بلند بالایی از قوائد کسب و کار مبهم و گیج کننده تهیه کنند.
- قوائد کسب و کار میتوانند یکدیگر را نقض کنند یا با وجود نقض یکدیگر با هم ترکیب میشوند، که این موضوع موجب حصول نتایج غیر قابل پیشبینی خواهد شد.
- در صورتیکه واژههای در دسترس به اندازه کافی قوی و غنی نباشند، با کسب و کار منطبق نباشند یا به خوبی تعریف و سازماندهی نشده باشند، قوائد کسب و کار حاصل از آنها غیر دقیق و متناقض خواهد بود.
تکنیک تحلیل قوائد کسب و کار یکی از ۵۰ تکنیک اشاره شده در استاندارد BABOK است که توسط اکادمی تحلیل کسب و کار ترجمه شده و هم اکنون توسط علاقه مندان قابل تهیه است.
یک ابزار که از طریق آن می توان اقدام به مدلسازی قوائد کسب و کار نمود استاندارد DMN است که توسط کنسرسیوم OMG ارائه شده است. تیم آکادمی تحلیل کسب و کار بر این باور است که به احتمال بسیار زیاد این استاندارد به نسخه بعدی استاندارد BABOK اضافه خواهد شد.
برای خرید نسخه ترجمه‌شده کتاب روی تصویر کلیک کنید
