در ادامه قصد داریم صفر تا صد تحلیل کسب و کار را به شما خواننده گرامی ارائه نماییم.
این مطلب یکی از مطالب تالیفی و مهم توسط آکادمی تحلیل کسب و کار است و با توجه به ماهیت راهنماها و استانداردهای موجود در حوزه تحلیل کسب و کار از جمله BABOK، مطالعه آن به تمام علاقه مندان در این حوزه پیشنهاد میگردد.
علت تاکید بر روی این مساله این است که راهنماهای موجود در حوزه تحلیل کسب و کار از جمله راهنمای BABOK ماهیت متدلوژیکال نداشته و بصورت بدنه دانشی ارائه شده اند. یکی از تفاوت ها بین متدولوژی و بدنه دانشی در این است که در متدولوژی مراحل و گام ها مشخص بوده و ترتیب و توالی مراحل انجام کار مشخص است ولی در بدنه دانشی اینگونه نیست. در بدنه دانشی با یک حجم نسبتاً انبوه از دانش مواجه هستیم و به دلیل اینکه بدنه دانشی برای حالت های مختلف و انواع پروژه ها قابل استفاده است، خیلی تریتب و توالی خاصی برای انجام کارها ارائه نکرده و دست مخاطب را برای این موضوع باز میگذارد.
راهنمای BABOK (business analysis body of knowledge) نیز بر همین اساس یک بدنه دانشی (body of knowledge) است که در آن شش حوزه دانشی وجود دارد که هر حوزه دانشی تعدادی Task قرار گرفته است. در مجموع ۳۰ وظیفه یا Task در BABOK داریم.
فرمت ارائه هر تسک یا وظیفه به این ترتیب است:
- هدف
- توضیحات
- ورودی
- اجزا
- راهنما و ابزارها
- تکنیک ها
یکی از مهم ترین بخش ها در مورد هر تسک، تکنیک هایی است که تسک را از طریق آنها باید انجام داد.
شش حوزه دانشی به ترتیب ارائه در راهنمای BABOK عبارتند از:
- حوزه‌ی برنامه‌ریزی و نظارت بر تحلیل کسب و کار
- استخراج نیازمندی ها و همکاری
- مدیریت چرخه عمر نیازمندی ها
- تحلیل استراتژی
- تحلیل نیازمندی ها و تعریف طراحی
- ارزیابی راهکارها
منتها همانطورکه در بالا ذکر شد، برای کیس های مربوط به هر تحلیل کسب وکار (هر پروژه از تحلیل کسب و کار را یک کیس می گوییم) ترتیب و توالی متفاوتی از حوزه های دانشی و وظایف موجود در هر حوزه را انجام خواهیم داد.
به عنوان مثال در برخی از کیس ها با حوزه دانشی چهارم یا تحلیل استراتژی فرایند تحلیل کسب و کار را آغاز می کنیم یا در برخی از موارد با حوزه دانشی آخر یا ارزیابی راهکار ولی در این نوشته در نظر داریم روند کلی و فرایند عمومی تحلیل کسب و کار را به زبان ساده برایتان شرح دهیم.
برای ارائه این موضوع هم از تجربیات مختلف خودمان و هم از رفرنس های معتبر تحلیل کسب و کار در سطح دنیا کمک گرفته ایم.
در تصویر بالا فرایند تحلیل کسب و کار از نگاه وب سایت معتبر adaptiveus.com را می توانید مشاهده کنید اما در ادامه فرایند انجام تحلیل کسب و کار بر اساس تجربیات تیم آکادمی تحلیل کسب و کار را می توانید مشاهده نمایید.
- گام اول: شناسایی مشکل و فرصت
- گام دوم: شناسایی ذینفعان مرتبط با مشکل یا فرصت
- گام سوم: شناسایی نیازمندی های ذینفعان در مورد مشکل یا فرصت
- گام چهارم: پختن و پردازش نیازمندی های استخراج شده
- گام پنجم: استخراج راهکارهای مناسب بالقوه جهت پوشش نیازمندی های ذینفعان
- گام ششم: انتخاب مناسب ترین راهکار از بین راهکارهای بالقوه
- گام هفتم: ارزیابی راهکار پیاده سازی شده
در ادامه هر یک از گام ها را تشریح خواهیم کرد.
گام اول: شناسایی مشکل و فرصت
گام اول و مبنای انجام هر کیس تحلیل کسب و کار، Need های کسب و کار هستند و Need ها شامل مشکلات و فرصت هایی است که کسب و کار با آنها مواجه است. در گام اول تحلیلگر کسب و کار باید در تعامل با ذینفعان کلیدی اقدام به تعیین مشکل یا فرصتی نماید که قرار است ورودی تحلیل کسب و کار باشد. در این خصوص دقت کنید که به محض مواجه با یک مشکل نباید آنرا مبنا قرار داد بلکه باید آنرا ریشه یابی کرد و ریشه مشکل را در نظر گرفت. پرداختن به معلول ها شاید موقتاً مشکل را حل کند ولی مشکل در آینده ای نزدیک به صورت های دیگری بروز خواهد کرد. بنابر این تحلیلگر کسب و کار باید حتما بر روی ریشه مشکلات تمرکز کند.
برای تمرکز بر روی ریشه مشکلات یک تکنیک مهم در راهنمای BABOK وجود دارد به عنوان Root Cause Analysis یا تکنیک دلایل ریشه ای. تحلیل دلایل ریشه ای برای شناسایی و ارزیابی دلائل اصلی و اساسی یک مسئله استفاده میشود. ارزیابی سیستماتیک یک مسئله یا وضعیت است که بر روی ریشه مسئله بعنوان نقطه مناسب برای اصلاح تمرکز دارد.
گام دوم: شناسایی ذینفعان مرتبط با مشکل یا فرصت
هر مشکل یا فرصت ذینفعانی دارد که باید آنها را شناسایی کرده و در گام بعد نیازمندی هر یک را بطور کامل و صحیح استخراج کرد. نادیده گرفتن ذینفع خاص یا در نظر گرفتن ذینفع اضافی تحلیل کسب و کار را با مخاطرات و ریسک های جدی مواجه خواهد کرد. در نتیجه ذینفعان باید بطور دقیق شناسایی شوند.
برای شناسایی دقیق ذینفعان در راهنمای BABOK یک تکنیک وجود دارد به عنوان Stakeholder List, Map, or Personas یا تکنیک لیست، نقشه و ویژگیهای شخصیتی ذینفعان. از این تکنیک می توان برای شناسایی کامل و دقیق ذینفعان بهره برد.
گام سوم: شناسایی نیازمندی های ذینفعان در مورد مشکل یا فرصت
هر یک از ذینفعان در مورد مشکل یا فرصت مورد نظر یک سری انتظارات و نیازمندی ها دارد. در این مرحله از طریق تکنیک های مختلف از جمله مصاحبه، ورک شاپ، گروه های تمرکز، پرسشنامه و…، نیازمندی ذینفعان را استخراج خواهیم کرد. انتخاب تکنیک مناسب برای استخراج اهمیت زیادی دارد که حسب کیس، تحلیلگر کسب و کار باید نسبت به انتخاب تکنیک یا تکنیک های مناسب اقدام نماید.
سعی می کنیم همزمان که نیازمندی ذینفعان را استخراج می کنیم، نیم نگاهی نیز به راهکارها و طراحی داشته باشیم. در واقع طراحی مبتنی بر راهکار و با محوریت راهکار است. یعنی از همین ابتدا راهکارها یا همان سولوشن های اولیه را همزمان نیازمندی ها در صورت امکان استخراج می کنیم.
گام چهارم: پختن و پردازش نیازمندی های استخراج شده
نیازمندی ها قلب تپنده تحلیل کسب و کار هستند و تعداد زیادی از وظایف ۳۰ گانه ارائه شده در راهنمای راهنمای BABOK نیز به آنها اختصاص دارد.
در این مرحله باید نیازمندی ها مورد پردازش و پالایش قرار گیرند زیرا:
- همه نیازمندی ها اولویت یکسانی ندارند
- احتمال اینکه بتوان همه نیازمندی ها را پوشش داد تقریباً صفر است
- برخی از نیازمندی ها در تضاد با سایرین هستند
- و…
در این مرحله باید نیازمندی های استخراج شده طی مراحل قبل را ساخته و پرداخته کرد و به اصطلاح پخت. برای پختن نیازمندی های استخراج شده طی کردن گام های زیر ضروری است:
- ردیابی نیازمندی ها: بررسی و ارزیابی روابط بین نیازمندی ها، طرحها، اجزاء راهکار و دیگر محصولات جهت تحلیل اثرات متقابل، میزان همپوشانی و نحوه تخصیص منابع به آنها.
- حفظ و نگهداری نیازمندی ها: اطمینان از صحیح و بروز بودن نیازمندی ها و طرحها در سرتاسر چرخه عمر آنها و اطمینان از امکان استفاده مجدد از آنها در مواقع و مکانهای مناسب.
- اولویتبندی نیازمندی ها: ارزش، فوریت و ریسکهای مرتبط با نیازمندی ها و طرحهای خاص را ارزیابی میکند تا از تجزیه و تحلیل یا انجام کارهای با اهمیت در زمان معین اطمینان حاصل کند.
- ارزیابی تغییرات نیازمندی ها: بررسی اینکه آیا نیاز است نیازمندی ها جدید ذینفعان بعنوان تغییر در نظر گرفته شوند.
- تأیید نیازمندی ها: با ذینفعان مرتبط با فرآیند حکمرانی جهت دریافت تأییدیه و موافقت آنها در مورد نیازمندی ها و طرحها همکاری میکند.
گام پنجم: استخراج راهکارهای مناسب بالقوه جهت پوشش نیازمندی های ذینفعان
استخراج راهکارهای بالقوه چیزی نیست که از این گام آغاز شود بلکه همزمان با استخراج نیازمندی ها در همان مراحل اولیه تحلیل کسب و کار، باید نیم نگاهی نیز به استخراج راهکارها داشت.
لطفا به این موضوع دقت کنید که تحلیلگر کسب و کار مسئول ارائه راهکارهای بالقوه نیست بلکه راهکارهای بالقوه در تعامل با ذینفعان و توسط تحلیلگر استخراج خواهد شد ولی بد نیست تحلیلگر خود نسبت به ارائه برخی از راهکارها به عنوان یک ذینفع دستی بر آتش داشته باشد.
گام ششم: انتخاب مناسب ترین راهکار از بین راهکارهای بالقوه
طبیعتاً از بین انواع راهکارهای ارائه شده بالقوه در فاز قبل، در این مرحله باید با ارزش ترین راهکار را انتخاب کرد و این یک وظیفه مهم برای تحلیلگر کسب و کار به شمار میرود. راهکار انتخاب شده باید حداکثر ارزش مورد نظر ذینفعان را ایجاد کند. لطفا به وازه ارزش توجه نمایید. در این واژه دو مفهوم نهفته است. یک مفهوم هزینه است و یک مفهوم عایدی. یعنی برای در نظر گرفتن ارزش باید به هر دو مقوله را مدنظر قرار داد.
گام هفتم: ارزیابی راهکار پیاده سازی شده
تحلیلگر کسب و کار مسئول اجرای راهکار نیست بلکه در کنار تیم پیاده ساز راهکار حضور دارد تا اطمینان حاصل کند که راهکار ارائه شده حداکثر ارزش مورد نظر ذینفعان را ایجاد می کند یا خیر. چنانچه راهکار پیاده سازی شده موفق به این امر نشد، تحلیلگر کسب و کار بررسی می کند که عدم این موفقیت ریشه در عوامل سازمانی دارد یا به دلیل ضعف یا نقص راهکار بوده است و اقدامات اصلاحی را برای به حداکثر رساندن ارزش راهکار اتخاذ خواهد نمود.
