تحلیل گران کسب و کار معمولاً با مشکلات کسب و کار روبرو می‌شوند که باید حل شوند. این می‌تواند قبل از شروع یک پروژه، در طول پروژه یا هنگام اجرای راه حل‌های نرم افزاری و غیر نرم افزاری اتفاق بیفتد. ردیابی موضوعات، یکی از تکنیک‌های تحلیل کسب و کار است که کمک به سزایی به تحلیلگران کسب و کار می‌کند. ردیابی موفقیت آمیز مشکلات به تحلیلگران کسب و کار کمک می‌کند تا مشکلات را به موقع برطرف کنند، تأثیرات منفی آنها را کاهش دهند و وقت خود را برای سایر موارد مهم و فوری اختصاص دهند.
موسسه بین المللی تجزیه و تحلیل کسب و کار (IIBA) مشکلات را به عنوان “مسائل، سوالات، خطرات، نقص‌ها، درگیری‌ها یا سایر نگرانی‌هایی که باید برای حل آنها پیگیری شود” تعریف می‌کند. تحلیلگران کسب و کار باید بدانند که چگونه از زمان کشف مشکلات به طور موثر آنها را ردیابی کنند و اقدامات لازم برای حل آنها را به وضح نشان دهند. اهمیت اقدام تحلیلگران کسب و کار در پیگیری مشکلات به ویژه در شرایطی که آنها درگیر تست‌های پذیرش کاربر هستند و باید نقص‌های بعدی را برطرف کنند بسیار مهم است.
این تکنیک به عنوان “ردیابی مورد” یا “ردیابی موضوع” نیز شناخته می‌شود و نظارت بر نقص، پیش فرض‌ها، اقدامات و مسائل را تا زمان حل یا بسته شدن آنها در بر می‌گیرد. همچنین این یک فرصت را برای ذینفعان برای رتبه بندی اهمیت موضوعاتی که بر آنها تأثیر می‌گذارد فراهم می‌کند.
اگر همزمان فقط دو یا سه مشکل را ردیابی می‌کنید، بدون تلاش زیادی می‌توانید آنها را سازماندهی کنید. با روی هم جمع شدن مشکلات اوضاع بسیار پیچیده‌تر می‌شود. انتظار می‌رود تحلیلگران کسب و کار هر مشکل شناسایی شده را با یک اولویت خاص (اعم از عددی یا در مقیاس از پایین به بالا)، وضعیت (باز، حل و فصل، لغو و غیره) و تاریخ تخمین زده شده یا واقعی با توجه به همکاری با مدیر پروژه و سایر ذینفعان اصلی کسب و کار ردیابی و برطرف کنند. آنها همچنین ممکن است به وضوح مشخص کنند که برای حل مشکل چه اقداماتی لازم است و به همه ذینفعان اجازه می‌دهد آن‌چه را که باید انجام شود درک کنند.
افزایش پروژه‌های مدیریت مشکلات
همانطور که سوابق مشکلات مفید هستند، اما آنها مشکلات شما را حل نمی‌کنند. شما باید اطمینان حاصل کنید که هر مشکلی به شخصی واگذار شده است که از توانایی کافی برای حل آن برخوردار است. بررسی مرتب پیشرفت را انجام دهید و به دنبال مشکلاتی باشید که در حال کمرنگ شدن هستند. وقتی حل مشکلات با اولویت پایین خیلی طولانی می‌شود، طبیعتاً افراد شروع به از دست دادن تمرکز خود می‌کنند و وقت و انرژی خود را صرف کارهای فوری می‌کنند. این امر تا حدی اجتناب ناپذیر است اما همیشه باید سعی کنید از انباشته شدن یا بدتر شدن مشکلات با اولویت پایین جلوگیری کنید.
نکات معمول مشکلات و چگونگی غلبه بر آنها
لیست‌های منسوخ شده یا اولویت بندی اشتباه آنها می‌تواند باعث تصمیم گیری اشتباه ذینفعان شود. بررسی مرتب پیشرفت با ذینفعان برای مرور اولویت‌ها و تعیین این‌که آیا برنامه اصلی که باید به انجام آن اقدام شود هنوز با شرایط فعلی همخوانی دارد، برنامه ریزی کنید.
بعضی اوقات، برخی از اعضای پروژه به اندازه دلخواه شما در دسترس نخواهند بود و برای انجام کاری که به آنها تخصیص داده‌اید زمان زیادی لازم است. مهارت های شخصی خود را به خوبی استفاده کنید و دریابید چه چیزی آنها را عقب نگه می‌دارد. شاید کاری که به آنها تخصیص داده شده، مناسب آنها نباشد یا شاید آنها متوجه نشوند که چه چیزی از آنها خواسته شده است.
نتیجه گیری
هنگامی که با مشکلات زیادی روبرو می‌شوید، به جای تمرکز کامل بر چگونگی حل آنها، صرف وقت برای ردیابی آنها غیر ضروری به نظر می‌رسد. در حقیقت، ردیابی مشکل منجر به حل سریع‌تر مسئله می‌شود و برای همه اعضای پروژه وقت آزاد می‌گذارد تا به سایر مسائل مهم کسب و کار بپردازند. به طور خاص، می‌تواند در ایجاد یک منبع دانش که می‌تواند به عنوان مرجع برای سایر اعضای تیم که نیاز به راه حل دارند، کمک کند.
با شرکت در دوره آموزشی تحلیل کسب‌و‌کار با تکنیک های فوق العاده مورد کاربرد در حوزه تحلیل کسب و کار آشنا شوید.
