به زبان ساده الزامات در تحلیل کسب و کار، گزارههایی هستند که توسط ذینفعان ارائه میشوند و در مورد چیزی است که آنها برای حل یک مشکل خاص در کسب و کار یا پاسخگویی به یک نیاز خاص تجاری به آن نیاز دارند. هنگامیکه چنین الزامی توسط ذینفع مطرح شد، تحلیلگر کسب و کار وظیفه دارد که شرح الزام را تعریف، تحلیل، اعتبارسنجی و اولویت بندی کند؛ زیرا دیگر در چارچوب مدیریت الزامات تجزیه و تحلیل گنجانده شده است. در دنیای واقعی، ذینفع به طور معمول مشکل یا نیاز کسب و کار خود را بیان میکند و سپس طیف وسیعی از الزامات فردی را در سراسر فرآیند مدیریت الزامات به تحلیلگر ارائه میدهد.
چرا نوع الزامات در تحلیل کسب و کار مهم است؟
انواع مختلفی از الزامات وجود دارد که توسط ذینفعان پروژه مطرح میشوند. اگرچه بیشتر الزامات به طور معمول در ابتدای طرح یا پروژه مطرح میشوند، اما احتمال دارد که در مراحل بعدی پروژه، الزامات دیگری نیز مطرح گردند. خصوصا در مورد یک پروژه چابک، این احتمال وجود دارد که الزامات در تحلیل کسب و کار به صورت مداوم در طول پروژه مطرح شوند.
این بدان معنی است که انواع مختلف الزامات ارائه شده، باید دسته بندی شوند تا بتوان فرآیند الزامات را به طور موثر مدیریت نمود. هنگامیکه انواع مختلف الزامات را به وضوح درک کردید، میتوانید به آسانی ابتدا تشخیص دهید که یک نیاز در واقع یک الزام است و سپس تعیین کنید که از چه نوع الزامی است.
انواع الزامات
الزامات در تحلیل کسب و کار بیانیه ای در سطح بالا هستند و آنچه را که از دیدگاه کسب و کار مورد نیاز است، توصیف مینمایند. در برخی از زمینه ها یا پروژه ها ممکن است بین گزاره های الزامات کسب و کار و گزاره های اسکوپ پروژه همپوشانی وجود داشته باشد. در ادامه انواع مختلف الزامات را شرح میدهیم:
- الزامات کسب و کار
طبق راهنمای BABOK، تعریف الزامات کسب و کار به این شکل است: شرح اهداف، مقاصد و نتایج که بیان میکند چرا یک تغییر آغاز شد. الزامات کسب و کار میتوانند در کل یک شرکت، یک منطقه از کسب و کار یا یک ابتکار خاص اعمال شوند.
این نوع از الزامات معمولاً اهداف و مقاصد تجاری سطح بالایی هستند. نمونه ای از الزامات کسب و کار برای یک بانک بزرگ بخش خصوصی به این صورت است: میخواهیم سیستم مدیریت ارتباط با مشتری خود را به طور خودکار انجام دهیم تا بتوانیم در ۶ ماه آینده خدمات بهتری به مشتری ارائه دهیم و زمان پاسخگویی به مشتری را ۷۰٪ بهبود بخشیم.
الزامات کسب و کار نیازها را به عنوان ورودی در نظر میگیرند و شامل جزئیات مربوط به قوانین کسب و کار نمیشوند.
- الزامات ذینفعان
نوع دیگر از الزامات در تحلیل کسب و کار، الزامات ذینفعان است که نشان میدهد ذینفعان به “چه چیزی” نیاز دارند. باید توجه کنیم که الزامات ذینفعان بیان نمیکند که آنها چگونه میخواهند این الزامات اجرا شود، بلکه فقط موارد مورد نیاز را بیان میکند. به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار، در این مرحله ابتدایی از پروژه، باید در مقابل عباراتی که “چگونگی” را توضیح میدهند، گارد بگیرید.
فرض کنید بعد از سوختن یک ساختمان در سانحه آتش سوزی، میخواهید یک خانه جدید بسازید که یک گاراژ هم به آن اضافه شده باشد. الزامات ذینفعان میتواند به صورت زیر باشد:
مثال ۱: “ما به یک خانه خانوادگی با چهار اتاق خواب نیاز داریم که هر کودک اتاق خواب خود را داشته باشد” .
مثال ۲: “ما به خانهای نیاز داریم که دو سرویس بهداشتی جداگانه داشته باشد و حمام والدین جدا از فرزندان باشد” .
مثال ۳: “ما نیاز به محافظت از خانه در برابر آتش سوزیهای احتمالی داریم تا دیگر نگران از دست دادن خانه خود نباشیم” .
در متن این مثال، نمونهای که “چگونگی” را به جای “چه چیزی” توصیف میکند، این است: “دختر کوچک خانواده اظهار میدارد که میخواهد دیوار اتاق خوابش با پروانه هایی به رنگ صورتی رنگ شود.” بسیاری از ذینفعان هستند که دقیقاً همین کار را انجام میدهند و قبل از اینکه بگویند که دقیقاً به چه چیزی نیاز دارند به تحلیلگر کسب و کار میگویند که میخواهند راه حل چگونه کار کند. دختر کوچک فرض میکند شما میدانید که او به اتاق خواب احتیاج دارد و تمام دغدغه او این است که ظاهر اتاق خواب چگونه است. بنابراین این نکته را در ذهن داشته باشید که با ذینفعان در مورد این نوع از الزامات صحبت کنید.
- الزامات راه حل
مورد بعدی از الزامات در تحلیل کسب و کار، الزامات راه حل است. به چند مثال در مورد ساخت خانه توجه نمایید.
مثال ۱: “من میخواهم اتاق خوابم به رنگ صورتی رنگ شود تا همه بدانند که اتاق من است” – ذینفعی که این نیاز را مطرح کرده دختری کوچک است.
مثال ۲: “من میخواهم فضای کف اتاق خوابم حداقل ۳۰ متر مربع باشد تا بتوانم ترفندهای اسکیت بورد خود را در اتاق خواب تمرین کنم” – ذینفعی که این نیاز را مطرح کرد پسر نوجوان خانواده است.
مثال ۳: ” هر اتاق خواب باید مجهز به یک واحد تهویه مطبوع باشد تا خانواده در تابستان خنک بمانند” – طرف ذینفع که این الزام را مطرح کرده پدر است.
مثال ۴: ” دیوارهای خانه باید از عایق مقاوم در برابر آتش برخوردار باشد تا از آسیب دربرابر آتش سوزی جلوگیری شود.” – ذینفعی که این مورد از الزامات در تحلیل کسب و کار را مطرح کرده، سازنده ای است که به یک الزام نظارتی پایبند است.
الزامات راه حل، توصیف میکنند که ذینفع “چگونه” میخواهد الزامات خود را پیاده سازی نماید. در این مثال، الزامات ذینفعان یعنی داشتن چهار اتاق خواب، با الزامات راه حل توصیف میشود تا نحوه اجرای آن را نشان دهد (الزامات راه حل، بر اساس الزامات ذینفعان گسترش مییابد). توجه داشته باشید که هرچه در تجزیه و تحلیل نیازهای خود پیش بروید، در حال جستجوی الزامات دقیقتری هستید.
همچنین به خاطر داشته باشید که اگرچه الزامات مثال شماره ۲ بیان و مستند شده است، اما ممکن است در جلسه اعتبار سنجی الزامات با همه ذینفعان حاضر در اتاق، فاقد اعتبار قلمداد شود. بسیار مهم است که همه الزامات را به دست آورید؛ اما باید از توافق ذینفعان در مورد اینکه کدام الزامات در تحلیل کسب و کار معتبر هستند، نیز اطمینان حاصل نمایید. در این مثال، معیارهای اعتبارسنجی ممکن است محدودیت های بودجه را در بر داشته باشد و پسر نوجوان نتواند چنین اتاق بزرگی داشته باشد.
- الزامات انتقال
بر اساس تعریف BABOKنوع دیگری از الزامات در تحلیل کسب و کار، الزامات انتقال است و به نیازمندیهایی گفته میشود که برای امکان اجرای موفقیت آمیز یک پروژه لازم است: شامل شرایطی است که راه حل باید برای تسهیل انتقال از حالت فعلی به حالت آینده برآورده نماید. اما پس از اتمام تغییر نیازی به آنها نیست. آنها متفاوت از سایر الزامات در تحلیل کسب و کار هستند؛ زیرا ماهیتاً موقتی میباشند.
نمونه ای از الزامات انتقال به شرح زیر است:
- کاربران باید آموزش ببینند تا بتوانند به طور موثر از سیستم استفاده کنند.
- برای تهیه گزارش مقایسه ای، داده های سال های گذشته باید به سیستم جدید منتقل شوند.
الزامات را حفظ، اولویت بندی، ارزیابی و تأیید کنید
حفظ: به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار، باید الزامات را در طول تغییراتی که بوجود میآورید و همچنین بعد از آن، به روز نگه دارید. جدا از این، استفاده مجدد از الزامات در راه حلهای دیگر توصیه میشود. در اینصورت باید آنها را مرتبا بررسی کرده و به روز نگه دارید. البته این امر مستلزم دسترسی همه شرکت کنندگان به الزامات و همچنین درک آنها از الزامات در تحلیل کسب و کار است. توجه داشته باشید: الزامیکه پذیرفته نشده یا اجرا نشده باشد همچنان میتواند برای راه حل های دیگر مورد استفاده قرار گیرد.
اولویت بندی: همه الزامات در تحلیل کسب و کار اولویت یکسانی ندارند. بسته به ذینفع و مزایای یک الزام، باید ترتیب اجرای الزامات را تعیین نمایید. اولویت بندی باید مداوم باشد تا بتواند در برابر تغییرات واکنش نشان دهد. به عنوان مثال، سود، هزینه یا ریسک ممکن است در طول پروژه تغییر کنند. در پروژه های چابک، مالک محصول ورودی ها را مجددا در بک گراند محصول مرتب سازی میکند. برای اولویت بندی الزامات، نیاز به تکنیک هایی همچون تجزیه و تحلیل ریسک یا تجزیه و تحلیل MoSCoW دارید.
ارزیابی: به عنوان یک تحلیلگر، باید ارزیابی کنید که تغییرات پیشنهادی چگونه بر الزامات در تحلیل کسب و کار تأثیر میگذارند. این ارزیابی تنها در صورتی موفقیت آمیز است که نیازها یا راه حل های جدیدی شناسایی شده باشند.
تأیید: و در نهایت باید الزامات را برای ادامه پردازش راه حل، بپذیرید یا رد کنید. این کار میتواند به صورت رسمی یا غیررسمی رخ دهد.
همچنین میتوانید ویدیو زیر را مشاهده کنید
