در یک پروژه ی ایده آل، هزینه ی پروژه و منابع مورد استفاده ی شما برای آن، موضوعیت نخواهند داشت و بهترین منابع ممکن است برای شروع پروژه به صورت ۲۴/۷ در دسترس باشند. در چنین پروژه‌هایی جایی برای کند بودن وجود ندارد و پروژه هرگز از حرکت نمی‌ایستد. اما ما در یک جهان کامل و ایده‌آل زندگی نمی‌کنیم و منابع پروژه هزینه های زیادی را سبب میشوند – و متاسفانه برخی مواقع پروژه‌ها از حرکت باز می‌ایستند. بنابراین در این دنیای ناقص، ما واقعاً نمیخواهیم که کل تیم پروژه را در زمان راه اندازی در کنار یکدیگر جمع کنیم زیرا از ابتدا برای همه ی آنها کاری وجود ندارد.
در حالی که ما معمولاً نمیتوانیم – یا حتی میخواهیم – کل تیم در راه اندازی پروژه نقش داشته باشند. در این شرایط بهتر است که تحلیلگر کسب و کار در نقطه آغاز پروژه تعیین شده باشد و در جلسه راهاندازی پروژه حاضر باشد. چرا؟
در این مطلب پنج دلیل وجود دارد که توضیح میدهد چرا استفاده از یک تحلیلگر کسب و کار در جلسه راه اندازی پروژه، به اجرای کل پروژه، مشتری پروژه و مدیر پروژه کمک خواهد کرد.
۱- سوالات فنی کلیدی در جلسه ی راه اندازی مطرح میشوند
بعضی از سؤالات فنی باید پس از مطرح شدن با تیم پروژه پاسخ داده شوند و سپس از طریق ارتباطات دیگر با مشتری پروژه و کاربران نهایی یا متخصصان هر موضوع مدیریت شوند که مواردی هستند که در ادامه این مقاله خواهیم دید. بعضی از این سوالات در همان جلسه اولیه پاسخ داده میشوند و در ادامه به منظور پیشبرد پروژه مورد استفاده قرار گیرند. مدیر پروژه ممکن است قادر به رسیدگی به آنها باشد، اما تحلیلگر کسب و کار باید بتواند با آنها تعامل برقرار کند و بتواند تصمیم‌گیری های کلیدی داشته باشد. همچنین باید با مشتری پروژه و سایر ذینفعان در مورد این مسائل تعامل داشته باشد.
۲- مراحل بعدی الزامات را شامل میشود و تحلیلگر کسب و کار نقش یکپارچه ای در تعریف و مستند سازی مسائل مورد نیاز بازی میکند.
معمولاً، مراحل بعدی بعد از جلسه ی استارت پروژه شامل بررسی برخی از فرآیند کسب و کار، برخی از برنامههای AS-IS و TO-BE، و قطعاً جزئیات پروژه مورد نیاز و مستند سازی میشود. یک تحلیلگر کسب و کار که در بررسی بیانیه (SOW) حضور داشته است، پیش نویس برنامه های پیشنهادی پروژه و بحثهایی که در جلسه ی راه اندازی پروژه اتفاق میافتد را ارائه میدهد که مباحثی بسیار طولانی تر خواهد بود و طرفین پروژه در کنار هم سندی برای ثبت حقایق پروژه، پیچیدگی‌ها، الزامات دقیق طراحی‌شده توسط تیم فنی و توسعه راهکار را تنظیم می‌کنند.
۳- آمادگی شامل برنامه زمان بندی پروژه است و تحلیلگر کسب و کار میتواند به طور مشخص مقدار زیادی از اطلاعات را برای تهیه برنامه ی زمان بندی اولیه اضافه کند.
همانگونه که بیان شد، تهیه ی پیش نویس برنامه ی پروژه قبل از جلسه ی راه اندازی پروژه اتفاق خواهد افتاد. این برنامه ی پروژه احتمالاً در جلسه ی پیشین به طور دقیق بررسی نخواهد شد، اما در طول این جلسه جزئیات بیشتری به دست مشتری خواهد رسید.
در نتیجه مشتری اعتماد بیشتری به توانایی تیم تحویل پروژه برای راه اندازی یک راه حل با کیفیت نهایی خواهد داشت. در حالی که همیشه داشتن مدیر پروژه مطلوب است که میتواند راهی به خارج از یک کیسه ی کاغذ فنی به تنهایی باز کند، تحلیلگر کسب و کار معمولاً از نظر فنی برتر است، بنابراین ورودش به برنامه ی پیش نویس پروژه که به مشتری میرسد کمک میکند تا گفتگوهای جلسه ی راه اندازی پروژه بسیار سودمند باشد.
۴- سوالهای زیادی وجود دارد – داشتن تحلیلگر کسب و کار سبب میشود که تفسیر سوالات ساده‌تر شود و سوء تفاهم در انتقال سوالات از اعضای تیم پروژه به اعضای فنی کاهش یابد.
من نمیگویم که مدیر پروژه نمیتواند این کار را انجام دهد. من چند بار این کار را انجام دادم اما همچنین شواهد کافی را به دست آوردم تا بدانم که اگر یک تحلیلگر کسب و کار در کنار من نشسته باشد، بهتر به پاسخگویی به سوالات کمک میکند و درحالیکه ذهن آنها معطوف به چگونگی اجرای مراحل کنونی پروژه است، من می‌توانم بر کل سازمان و مراحل بعدی تمرکز کنم. داشتن تحلیلگر کسب و کار در طی مرحله راهاندازی پروژه، احتمال هر سوء تفسیر یا سوء استفاده از آن سوالات را که باید به تیم پروژه فنی منتقل شود، کاهش میدهد.
۵- تحلیلگر کسب و کار میتواند دقیقتر به برآوردهایی بپردازد که در برنامهی پیش نویس پروژه ارائه شده‌اند
زمان و تلاش لازم برای تهیه برنامهی پیش‌نویس پروژه که به جلسهی استارت پروژه مرتبط است، واقعاً بیش از یک پیش نویس برنامهاست. این برنامه که تمام پروژه به آن وابسته است، ممکن است به برخی اصلاحات و ساده‌سازی‌ها نیاز داشته باشد. در این صورت، داشتن تحلیلگر کسب و کار در کنار مدیر پروژه به این معنی است که تدوین این برنامه بسیار دقیقتر خواهد بود. به عنوان یک مدیر پروژه، مشاور و توسعه دهندهی سابق، من خودم را تخمینگر بسیار خوبی از یک پروژه میدانم – حتی تمام وظایف توسعهی پیچیده در پروژههای فنی را هم بر عهده داشته‌ام. اما تحلیلگر کسب و کار معمولاً – حداقل در پروژههای من – عامل ارتباط بین مدیر پروژه و تیم فنی بوده و معمولاً ارائه و برآورد دقیق از تواناییهای من هستند و دقت بیشتر و واقعگرایی همیشه خوب است.
خلاصه مطلب به طور خلاصه و به عنوان مهمترین نکته از نظر من، به طور کلی بهتر است که جلسات به نحوی برگزار شوند که یک تحلیلگر کسب و کار اختصاصی در آنها وجود داشته باشد. بر خلاف اعضای تیم فنی که واقعاً نمیتوانند تا زمان طراحی پروژه شروع به کار کنند، تحلیلگر کسب و کار از روز اول میتواند یک منبع ارزشمند برای پیشبرد پروژه باشد؛ زیرا به طور معمول مدیر پروژه درگیر امور اداری و برنامه‌ریزی و پیاده سازی پروژه در محل و برنامههای دیگر است.
نویسنده: Brad Egeland
