چرا باید فرآیندهای کسب و کار را مدل سازی کنیم؟۱۶ بهمن, ۱۴۰۰

درک چگونگی انجام کار در یک سازمان در تصمیم گیری برای تغییر بسیار مهم است. برای رسیدن به چنین درکی، تحلیلگران کسب و کار ممکن است از یک مدل استفاده کنند تا متوجه شوند که فرآیندهای کسب و کار در یک واحد سازمانی چگونه کار می کنند. فرآیند کسب و کار یک جریان تکرارپذیر از فعالیت‌ها است که توسط یک رویداد تجاری آغاز می‌شود و ممکن است مسیرهای متعددی برای تکمیل شدن پیش روی خود داشته باشد.

اما چرا فرآیندهای کسب و کار را مدل سازی می کنیم؟

راهنمای مجموعه دانش تجزیه و تحلیل کسب و کار (راهنمای BABOK®) نسخه ۲.۰ مدل های فرآیند کسب و کار را به صورت زیر تعریف می کند:

 “یک مدل فرآیند [کسب و کار] نمایشی بصری از جریان توالی و منطق کنترل مجموعه ای از فعالیت ها یا اقدامات مرتبط به هم می باشد. (۹.۲۱.۲)”

مدل سازی فرایندهای کسب و کار به این دلیل انجام می گیرد که ببینیم چگونه افراد یا گروه های متعدد در یک دوره زمانی برای انجام یک کار با یکدیگر همکاری می کنند. فرآیندهای کسب و کار اغلب پیچیده هستند. یک مدل، نمای ساده شده ای از کل واحد کسب و کار است که می تواند با درجات مختلفی از نمایش جزئیات مشخص شود.

برای هر فرآیند دو حالت را می توان مدل کرد: حالت ” as-is” یا وضعیت فعلی و “to-be” یا آینده. تحلیلگران اغلب تعدادی از وضعیت‌های ممکن در آینده را بر اساس الزامات مدل‌سازی می‌کنند، سپس در مورد فرآیند مدیریت تغییر تصمیم می‌گیرند و در انتها  تصمیم می‌گیرند که چگونه از وضعیت فعلی به وضعیت مورد نظر در آینده برسند.

مدل‌سازی فرآیندهای کسب ‌و کار به موارد بسیاری از جمله موارد زیر کمک می‌کند:

• حذف جزئیات نامربوط
• نمایش فرآیندها در قالبی مشترک برای همه ذینفعان
• ارزیابی کارایی
• درک هزینه

برای مدل سازی یک فرآیند بهتر است با مجموعه ای از سوالات شروع کنید تا مشخص شود که چه اطلاعاتی مورد نیاز است. با یک مدل “یک صفحه‎ای” شروع کنید، یعنی یک نمای کلی در سطح بالا که تنها عناصر کلیدی را در بر می گیرد. سپس این مدل را لایه به لایه سوراخ کرده و بکاوید تا به سطح جزئیات مورد نیاز دست پیدا کنید. در این مرحله، یکی از ذینفعان ممکن است بخواهد فرآیندهای خاصی را گسترش دهد، اما توجه به این امر بسیار مهم است که فرآیند نه بر اساس فرآیندهای فردی، بلکه به صورت یک مدل کلی بررسی گردد.

مدل سازی فرآیند کسب و کار در مقایسه با موارد استفاده یا Use Case ها

Use Case ها هر جا که لازم باشد فرآیندهای خاصی را به عنوان مجموعه ای از مراحل متوالی با جریان های متناوب تعریف می‎کنند. در مقابل، مدل‌سازی فرآیند، مدل سازی مجموعه‌ای از فرآیندها در کل واحد کسب و کار است (به عنوان مثال سازمان، بخش، عملیات). فرضاً رسیدگی به وام مسکن را در نظر بگیرید. یک Use Case ممکن است نحوه انجام هر یک از فرآیندها، مانند درخواست برای وام مسکن را شرح دهد اما یک مدل فرآیند شامل تمامی فرآیندهای مربوط به رسیدگی به وام مسکن، از جمله درخواست، بررسی، تمدید، لغو و غیره می شود. هر Use Case  یک روایت فردی را ارائه می دهد در حالی که یک مدل فرآیند، همه روایت های مرتبط را در یک مدل جمع آوری می کند.

UML  در مقایسه با BPMN

دو نوع نمادگذاری پرکاربرد عبارتند از Unified Modeling Language (UML) و Business Process Model Notation (BPMN)  . پس از معرفی  BPMN، نمادگذاریUML  بیشتر برای مدل‌سازی سیستم‌ها مورد استفاده قرار گرفته و BPMN به عنوان بهترین روش برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب ‌و کار از آن پیشی گرفته است. با این حال، هنوز هم می‌توانید از UML به راحتی برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار استفاده نمایید.

هر نوع نمادگذاری از نمادها و اصطلاحات منحصر به فرد خود استفاده می کند، اما همه مدل ها از بخش های اصلی یکسانی تشکیل شده اند:

• Activity: هر Activityتوسط یک Event در یک فرآیند ایجاد می شود.
• Event: شامل یک اقدام (دستی یا خودکار)، شرایط (قانون)، یا نمونه زمانی (گذر یا دوره زمانی)، است که یک اقدام یا فرآیند را آغاز می‌کند.
• Gateway: یک مسیر چند راهی و تقسیم شده در جریان توالی می باشد که در آن ممکن است از چند مسیر متعدد استفاده شود و یا بر اساس یک سری شرایط تعریف شده، در مورد انتخاب یکی از مسیرها تصمیم گیری گردد.
• Flow: جهت توالی یا ترتیب رویدادها و اقدام ها
•  Swimlanes : تمایز بصری مسئولیت ها، یا اینکه هر فرد در یک فرآیند چه کاری را انجام می دهد

یکی از مزایای مهم BPMN گنجاندن رویدادهای (intermediate event) میانی است. رویدادهای میانی اجازه می‌دهند که اگر در وسط یک گروه از فعالیت‌ها چیزی با شکست مواجه شد، بتوانید از کل گروه فعالیت‌ها خارج شوید و به مسیر مدیریت استثناها هدایت گردید. BPMN  از UML قدرتمندتر بوده و ظاهر آن کمی بهتر است. معمولا خواندن و درک مدل ها آسان است اما نوشتن آنها اغلب کمی دشوار خواهد بود. با کسب تجربه در فرآیندهای مدل‌سازی، تکنیک‌ها و نمادهای بیشتری وجود دارد که می‌توانید برای مؤثرتر کردن مدل‌های خود آنها را فرا بگیرید.

 مدل سازی فرآیندهای کسب و کار یک راه ساده برای بررسی تمام روش هایی است که طی آنها کارها در سازمان انجام می شوند. صرف نظر از نوع الزامات، مدل سازی فرآیند می تواند راهی آسان برای نمایش، انتخاب استراتژی و مدیریت تغییرات برای انواع مختلف ذینفعان باشد.