آیا مدیریت چابک فقط در حوزه تولید نرم افزار کاربرد دارد؟


بسیاری این برداشت اشتباه را دارند که مدیریت چابک فقط و تنها در حوزه تولید و توسعه نرم افزار کاربرد دارد درحالیکه مدیریت چابک یک رویکرد است که در بسیاری حوزه ها می توان این رویکرد را مدنظر قرار داده و به کار بست. در این نوشته در نظر داریم در این خصوص توضیحاتی ارائه کرده و به نمونه هایی را ذکر کنیم که بکارگیری رویکرد چابک در آنها تا چه حد می تواند اعجازآمیز باشد.

فلسفه رویکرد چابک این موضوع بود که محیط پیرامونی به شدت در حال تغییر است و انطباق سازمان ها و کسب و کارها با این تغییرات سریع محیطی به سادگی امکان پذیر نمی باشد.

نخستین متخصصی که «کسب وکار چابک» را به صورت رسمی مطرح کرد، آقای پیتر دراکر بود. روزنامه دنیای اقتصاد: وی ساختار شرکت های تولیدی را با ناوی سنگین مقایسه کرد. وی توضیح داد که یک ناو بزرگ تنها می تواند با مجموعه ای از ناوهای کوچک تر جایگزین شود تا انعطاف پذیری و پاسخگویی سازمان افزایش یابد. مقصودی که امروزه آن را به نام ساختارهای تیمی چابک یا ساختارهای مجازی می شناسیم. پس از اقای پیتر دراکر، صاحب نظران دیگری به تجزیه و تحلیل ابعاد و مولفه های چابکی در سطح کسب وکارها پرداختند و معتقد بودند، تنها راهکار تولید و عرضه محصولات و خدمات متنوع، بدون وقفه و مطابق خواسته های پیدا و پنهان و پر از تغییر مشتریان و محیط کسب و کار، رویکردی است که به آن مدیریت چابک می گویند.

نشریه Build اخیرا چک لیستی از مهمترین ویژگی های سازمان های مطلوب از دید دراکر منتشر کرده است.  با تکمیل این چک لیست در مورد کسب و کار خود، درخواهید یافت که کسب و کار و سازمان شما تا چه اندازه چابک است.

پس می توان چنین نتیجه گرفت که چابک یک سبک و دیدگاه رفتاری و مدیریتی است که در حوزه های مختلف می توان از این دیدگاه استفاده کرده و آنرا بکار برد.

رویکرد چابک را می توان در تقابل با رویکرد آبشاری یا سنتی قرار داد.

نگاه آبشاری که از آن به عنوان چرخه­ی کلاسیک یاد می­شود، روشی ترتیبی برای توسعه پدیده­ها، سیستم­ها و پروژه­ها پیشنهاد می­کند. این مدل با یک مرحله یا یک فعالیت شروع می­شود و پس از پایان آن فعالیت، به سراغ فعالیت بعدی می­رود. مثلاً وقتی می­خواهیم یک پروژه را با این نگاه انجام دهیم، فازهای مختلف پروژه را استخراج می­کنیم و سپس از فاز یک شروع کرده و آنرا تکمیل می­کنیم و به سراغ فاز دوم می­رویم. به همین ترتیب فاز به فاز پروژه را جلو برده و به انتها می­رسانیم. در این نگاه دیگر فرصت و تکرار دیگری در کار نخواهد بود تا خواسته­های فراموش شده یا جدید به پروژه اضافه گردد. خصوصیت اصلی این مدل این است که هیچ­گونه بازخوردی بین مراحل آن وجود ندارد. مانند آب در آبشار که نمی­تواند به عقب برگردد، در این مدل نیز بعد از ورود به یک فعالیت به فعالیت­های قبلی نمی­توان بازگشت.

مفهوم چرخۀ حیات در پروژه

به مجموعه ای از فعالیت ها و اقدامات که باید صورت گیرد تا یک پروژه به انجام برسد،‌ چرخۀ حیات پروژه گفته می شود. ما می توانیم چهار نوع چرخه حیات پروژه تعریف نماییم که مطابق با جدول زیر هستند:

در واقع طیف چابک از فاز پیش بینی پذیر (Predictive) شروع می شود و به فاز چابک (Agile) ختم می شود. در این دو فاز نیز رویکردهای تکرارپذیر (Iterative) و افزایشی (Incremental) وجود دارند. در واقع می شود گفت پروژه ای چابک است که هم تکرار پذیر باشد و هم افزایشی که می توان ویژگی های آنها را در این جدول مشاهده نمود.

این نگاه زمانی کاربرد دارد که کلیه نیازمندی­ها در همان ابتدا مشخص، ثابت و بدون تغییر باشد. بنابراین در پدیده­ها و پروژه­های کوچک و ساده کارآمد خواهد بود. اما در تبیین پدیده­های بزرگ و پیچیده کارایی پایینی خواهد داشت. طبیعتاً کسب و کار و سیستم­هایی که در آن جریان دارند، اینقدر ساده و خطی نیستند که با نگاه آبشاری بتوان به آنها نگریست.

در واقع در رویکردهای آبشاری باید از قبل، تمام مراحل و گام های مربوط به یک فعالیت یا پروژه را بطور دقیق پیش بینی کرد و طبق برنامه و گام به گام کار را جلو برد. ولی آیا در دنیای پر از تغییر امروز، این رویکرد یعنی برنامه ریزی دقیق تمام مراحل شدنی است؟ یا حتی اگر شدنی هم باشد منطقی و بدون ریسک است؟

برخلاف رویکردهای آبشاری، رویکرد چابک بر اساس توسعه و تشریح تدریجی (Progressively Elaborated) است.

توسعه تدریجی یعنی نیازی نیست که سیستم اولیه کامل باشه بلکه می­شود اول یک نسخه سریع ارائه داد و به مرور امکانات جدید را به آن اضافه کرد یا حتی با نسخه جدیدتر جایگزین شود. توسعه تدریجی به این معنا نیست که سیستم، پروژه یا هر پدیده ای که مدنظر است را ناقص طراحی کنیم، بلکه برای مشکلات راه­حل­هایی موقت ولی فوری ارائه کنیم تا هرچه سریع­تر آن مشکل برطرف شود و سپس سر فرصت آن را با راه حلی بهتر جایگزین کنیم یا راه­حل یا سیستم اولیه را تکمیل کنیم.

برنامه ریزی چابک به صورت تطبیقی (Adaptive) است. فلسفه برنامه ریزی تطبیقی به این صورت است که سازمان مداوم می بایست در حال تولید ارزش (Value) و انتقال ارزش (Value-Delivery) باشد. حال برای آنکه این عمل تطبیق در برنامه ریزی به صورت مستمر صورت گیرد، ما می توانیم در بک لاگ محصول (Product Backlog) این اولویت بندی را در بخش هایی از نیازمندی محصول که در هر تکرار صورت می گیرد، اعمال نماییم.

در واقع مالک محصول در این متدولوژی به دنبال اولویت بندی نیازمندهای محصول است. او طبق سلسله جلساتی که با تیم توسعه می گذارد، دیدگاه خود درباره اولویت بندی محصول برای هر تکرار را مشخص می کند و سپس از تیم توسعه می خواهد که ضمن انتخاب کردن هر نیازمندی محصول برای توسعه، زمانبندی آن را مشخص نمایند.

در واقع نکات مهم برنامه ریزی تطبیقی در چابک به صورت زیر است:

  • بک لاگ محصول مورد اولویت بندی قرار می گیرد و مسئول آن مالک محصول است.
  • برنامه ریزی جهت تحقق محصول شامل ضایعات، زمان های اضافی،‌ غیرکاری و فاقد ارزش افزوده نیز هست.
  • فلسفه چابک برنامه برای برنامه مجدد (Plan to replan) است.
  • طبیعت غیرقابل پیش بینی پروژه های چابک،‌ایجاب می کند که ابتدا یک برنامه کلی داشته باشیم و سپس به فراخور آن برنامه افزایش یابد.
  • میزان برنامه ریزی در پروژه های چابک از نمونه آن در پروژه های غیرچابک بیشتر است.
  • معمولاً برنامه ریزی چابک از پیش (up front) صورت نمی گیرد و در طول تحقق پروژه،‌ رخ می دهد.
  • برنامه ریزی چابک مبتنی بر آزمون و یادگیری است و به فراخور نیازمندیهای محصول کشف می شود.
  • تغییرات و تعدلیات در طول پروژه صورت می گیرد.

 

درس هایی از داستان پتروس فداکار

در داستان پتروس فداکار خوانده­ایم که پتروس به محض دیدن سوراخ در سد، انگشت خود را در آن فرو کرد، چون ممکن بود اگر دنبال کمک برود کل شهر به خطر بیفتد. صرف نظر از اینکه این داستان ساختگی است، اما درس­های مدیریتی و سیستمی در آن نهفته است. اسامی را می­توان به صورت زیر تغییر داد:

  • پترس: مدیری است که باید سریع تصمیم­گیری کند.
  • سوراخ سد: مشکلی است که نیاز به رفع فوری دارد.
  • انگشت: راه­­حل موقتی برای رفع مشکل است.
  • شهر: کسب و کار شما است.

می­توان این احتمال را داد که پس از اینکه ماموران پترس را پیدا کردند و خرابی را دیدند، ابتدا سوراخ سد را به صورت موقتی ترمیم کرده­اند و سپس با صرف چندین روز زمان، سد را تعمیر اساسی کردند. حتی ممکن است بخاطر اینکه این مشکل دوباره پیش نیاید، مابقی سدها را نیز بررسی کرده باشند و دنبال دلیل اصلی ایجاد مشکل و راه­حلی در سطح کلان­تر باشند.

 

چند نمونه از انبساط دیدگاه مدیریت چابک در حوزه های مختلف را می توانید در ادامه مشاهده نمایید:

  • برنامه ریزی چابک: برنامه ریزی چابک با عنوان اهداف و نتایج کلیدی یا OKR در دنیا شناخته می شود. کلام اصلی OKR این است که دیگر نمی توان با رویکردهای سنتی برای کسب و کار برنامه ریزی انجام داد. همانطورکه می دانید برنامه ریزی به روش سنتی شامل مراحلی مثل تعیین ارزش، چشم انداز، ماموریت و اهداف عملیاتی جهت رسیدن به چشم انداز است و باز هم همانطورکه می دانید چشم اندازها معمولاً ۳ تا ۵ ساله درنظر گرفته میشوند. خوب در شرایطی که همه چیز در حال تغییر است چگونه می توان برای ۳-۵ سال برنامه ریزی کرد؟ در حالیکه اهدافی که در OKR لحاظ می­گردد معمولاً شش ماهه و کوتاه مدت تر هستند. در واقع OKR را می توان تبلور رویکرد چابک در برنامه ریزی عنوان کرد. دیگر در VUCA world برنامه ریزی به روش سنتی پاسخگوی نیازهای کسب و کار نخواهد بود. دنیای اقتصاد: جهان ووکا جهانی نوسانی همراه با شرایط ناپایدار و غیر قابل پیش‌گویی(volatility)، سرشار از عدم قطعیت (uncertainty) و شرایط پیچیده‌ای که در آن نادانسته‌ها بر دانسته‌ها برتری یافته است (complexity)، و در نهایت جهانی مبهم و رازآلود (ambiguity) است. در این فضا بهترین استراتژی‌ها، چنانچه به‌صورت چابک طراحی، به روزآوری و بهینه نشوند، نفعی برای سازمان نخواهند داشت.
  • مدیریت چابک در بازاریابی و فروش: بازاریابی چابک به شیوه ای از بازاریابی گفته می شود که بر مبنای اصول مدیریت چابک بنا شده است. از مزایای بازاریابی چابک میتوان به این موارد اشاره کرد: بالا بردن سرعت انجام فرآیندهای مربوط به بازاریابی و فروش، امکان انجام فروش های کوچک و متوسط به صورت سریع، کوچک کردن کارها که باعث می شود بتوان آن ها را به راحتی برای انجام به نیروهای مختلف سپرد.

 

مهم ترین مدارک و گواهینامه های چابک در جهان

مهم ترین مدارک و گواهینامه های چابک در جهان عبارتند از:

  • PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)
  • APMG International Agile Project Management (AgilePM)
  • Scrum Alliance Certified Product Owner (CPO)
  • Scrum Alliance Certified Enterprise Coach (CEC)
  • org Professional Scrum Master (PSM)
  • SAFe Scaled Agilist (SA)
  • DAC Certified Disciplined Agilist (CDA)

 

یکی از محبوب ترین گواهینامه های دنیا در زمینه چابک، گواهینامۀ Agile Certified Practitioner یا ACP است. این آزمون توسط انجمن مدیریت پروژه آمریکا (PMI) برگزار می شود. مدت زمان آزمون ۳ ساعت و تعداد سوالات چهارگزینه آن ۱۲۰ عدد است و درصد قبولی آن به میزان ۷۰% است یعنی باید به ۷۰% سوالات پاسخ صحیح داده شود تا بتوان آزمون را با موفقیت پاس نمود. همچینن در این آزمون به تعداد ۲۰ سوال وجود دارد که فاقد نمره است و چون آنها مشخص نیستند،‌ داوطلب باید به همۀ‌ سوالات پاسخ دهد. مابقی موسسات که در بالا مشاهده می کنید با اندکی جست و جو می توان به نحوه سوالات آنها و استاندارد مد نظر آن موسسه دست یافت

 

دوره آموزشی مدیریت چابک

مقالات

آزمون تحلیل کسب و کارآکادمی تحلیل کسب و کار

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *