موسسه IIBA در استاندارد تحلیل کسب و کار BABOK پنج رویکرد یا چشم‌انداز تعریف کرده است که سازمان‌ها و تحلیلگران کسب و کار می‌توانند از این دریچه به سازمان خود نگاه کنند.
این ۵ چشم انداز عینک‌هایی هستند که از لنز آنها می توان به سازمان نگریست و سازمان و کسب و کار را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. در واقع بر‌‌اساس این ۵ چشم‌انداز می‌توان فرایندهای تحلیل کسب و کار را انجام داده و راهکارها را پیشنهاد نمود.
البته استاندارد تاکید دارد که چشم اندازهای تحلیل کسب و کار فقط این ۵ مورد نیست بلکه حسب ضرورت می توان مواردی را به آنها اضافه کرد لیکن این ۵ مورد چشم اندازهای اصلی در تحلیل کسب و کار هستند.
این ۵ چشم انداز عبارتند از:
- چابک
- هوش تجاری
- تکنولوژی اطلاعات
- معماری کسب و کار
- مدیریت فرآیند کسب و کار
در این نوشته در نظر داریم در مورد هر یک از این چشم اندازها توضیحاتی ارائه نماییم. لطفا توجه کنید. یادیگیری تحلیل کسب و کار با توجه به حجم و تنوع بالای آن یک پروسه خطی نیست بلکه باید طی چرخه های مختلف اقدام به یادگیری نمود. یکی از این گام ها می تواند یادیگیری هر یک از ۵ دیدگاه اشاره شده بصورت تدریجی باشد.
چشم انداز چابک
بسیاری این برداشت اشتباه را دارند که مدیریت چابک فقط و تنها در حوزه تولید و توسعه نرم افزار کاربرد دارد درحالیکه مدیریت چابک یک رویکرد است که در بسیاری حوزه ها می توان این رویکرد را مدنظر قرار داده و به کار بست.
فلسفه رویکرد چابک این موضوع بود که محیط پیرامونی به شدت در حال تغییر است و انطباق سازمان ها و کسب و کارها با این تغییرات سریع محیطی به سادگی امکان پذیر نمی باشد.
رویکرد چابک را می توان در تقابل با رویکرد آبشاری یا سنتی قرار داد.
نگاه آبشاری که از آن به عنوان چرخهی کلاسیک یاد میشود، روشی ترتیبی برای توسعه پدیدهها، سیستمها و پروژهها پیشنهاد میکند. این مدل با یک مرحله یا یک فعالیت شروع میشود و پس از پایان آن فعالیت، به سراغ فعالیت بعدی میرود. در واقع در رویکردهای آبشاری باید از قبل، تمام مراحل و گام های مربوط به یک فعالیت یا پروژه را بطور دقیق پیش بینی کرد و طبق برنامه و گام به گام کار را جلو برد.
برخلاف رویکردهای آبشاری، رویکرد چابک بر اساس توسعه و وضوح تدریجی است.
توسعه تدریجی یعنی نیازی نیست که سیستم اولیه کامل باشه بلکه میشود اول یک نسخه سریع ارائه داد و به مرور امکانات جدید را به آن اضافه کرد یا حتی با نسخه جدیدتر جایگزین شود.
اهمیت این دیدگاه یا چشم انداز در تحلیل کسب و کار و استاندارد BABOK به حدی است که موسسه IIBA یک متمم چابک به عنوان ضمیمه به استاندارد اصلی اضافه شده است. برای این منظور موسسه IIBA که یکی از موسسات اصلی ارائه خدمت تحلیل کسب و کار در دنیا است، با همکاری موسسه Agile Alliance ، کتابی را با عنوان ضمیمه چابک تدوین نموده که میتواند برای تحلیلگران کسب‌وکار در حوزه‌های چابک بسیار مفید واقع شود.
چشم انداز مدیریت فرایندهای کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management = BPM) رویکردی است مشتمل بر متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار میرود.
BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار با مهندسی دوباره فرآیندهای کسب وکار متفاوت است. وجه تفاوت این دو در آنست که BPM قصد ایجاد تغییرات یکباره و انقلابی در فرآیندهای کسب وکار را نداشته بلکه تکامل مستمر آنها را مد نظر دارد. به علاوه BPM معمولا روش‌های مدیریت را با فناوری اطلاعات ترکیب میکند.
دستاوردهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM چیست؟
- بهینهسازی و حذف فعالیت‌های غیر ضروری
- بهبودتصمیم گیری
- افزایش سرعت کسبو کار و رضایت مشتریان
- و…
مراحل استقرار مدیریت فرایند بر اساس یکی از بهترین رفرنس های موجود در این حوزه (کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management عبارتند از:
شناسایی فرایند: در این گام فرایندهای سازمان در قالب یک ساختار سلسله مراتبی شناسایی و مرزهای فرایند و ارتباطشان با همدیگر مشخص میشود.
کشف فرایند (همچنین مدل‌سازی فرایند as-is نامیده میشود): وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای مرتبط مستند میشود و معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرایندی as-is در می‌آید.
تحلیل فرایند: این فاز به مثابه یک فیلتر عمل میکند، یعنی در این فاز مشخص میکنیم که کدام یک از فرایندها دارای مشکلات اساسی هستند و باید ابتدا نسبت به رفع این مشکلات اقدام نمود. در واقع فرایندهایی که دارای مشکلات اساسی هستند وارد مرحله بعد یعنی طراحی مجدد فرایندها خواهند شد. زیرا پیاده سازی و اجرای فرایندهای غلط در سازمان نه تنها ارزش افزوده ای به همراه نخواهد داشت بلکه ما را از هدف دورتر خواهد کرد.
طراحی مجدد فرایند یا بهبود فرایند :هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک میکند که به اهداف عملکردی خود برسد. برای این منظور، گزینه‌های تغییر چندگانه با استفاده از شاخص‌های عملکردیِ انتخاب شده مورد تحلیل و مقایسه قرار می‌گیرند.
پیاده سازی فرایند: ابزاری که اجرا و پیاده سازی فرایندها را تا حد بسیار زیادی تسهیل نموده و از کندی آنها می کاهد، نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان بدون کدنویسی و یا با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود.
نظارت و کنترل فرایند: هنگامی که فرایندی که طراحی مجدد شده است در حال اجراست، برای تعیین کارایی عملکرد، دادههای مرتبط با توجه به شاخص‌های عملکردی و اهداف عملکردی آن جمع آوری و تجزیه و تحلیل میشوند . گلوگاه‌ها، خطاهای مکرر یا انحراف نسبت به رفتار مورد نظر، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می شود.
چشم انداز هوش تجاری
دیدگاه هوش تجاری ویژگیهای منحصر بفرد تحلیل کسب و کار را در زمانیکه در زمینه انتقال، یکپارچه سازی و ارتقاء دادهها بکار گرفته میشود، مورد توجه ویژه قرار میدهد.
تمرکز هوش تجاری بر روی تبدیل داده به اطلاعات ارزش آفرین است: از چه منبعی استفاده شود، چگونه یکپارچهسازی انجام شود و چگونه بعنوان بینشی تحلیلی برای پشتیبانی از اخذ تصمیمات کسب و کار ارتقاء یافته و ارائه شود.
یک هدف کلیدی از ایجاد یک سیستم هوش تجاری، تعریف و استفاده مداوم و مستمر از اطلاعات توسط یک سازمان بوسیله استقرار یک “جایگاه منحصر بفرد نمایانکننده صحت و حقیقت” برای دادههای مختلف کسب و کار است. یک معماری راهکار که میتواند منابع مختلف داده درون (و بطور بالقوه از بیرون) سازمان را یکپارچه نماید، زیرساخت یک راهکار هوش تجاری را فراهم میکند.
هوش تجاری دیدگاهی به وسعت تمامی سازمان جهت مدیریت اطلاعات را فراهم نموده و توسعه میدهد. برای پشتیبانی از این چارچوب مفهومی، ممکن است یک طرح مبتکرانه هوش تجاری شامل توسعه منابع زیرساختی سازمان، مانند حاکمیت داده و مدیریت دادههای با حجم انبوه باشد.
طرحهای متبکرانه هوش تجاری بر روی اطلاعات مورد نیاز برای پشتیبانی از اخذ تصمیمات در یا بین سطوح مختلف درون سازمان متمرکز هستند:
- سطح مدیریت ارشد: از تصمیمات استراتژیک پشتیبانی میکند
- سطح مدیریت میانی: از تصمیمات تاکتیکی پشتیبانی میکند
- سطح فرآیند: از تصمیمات عملیاتی پشتیبانی میکند
ارزش یک طرح مبتکرانه هوش تجاری در قابلیت آن جهت فراهم نمودن اطلاعات به موقع، دقیق، با ارزش و کاربردی برای افراد و سیستمهایی است که بتوانند آنها را به صورت مؤثر در راستای اخذ تصمیمات کسب و کار مورد استفاده قرار دهند.
اخذ تصمیمات با استفاده از اطلاعات دقیقتر و کاملتر در کلیه سطوح سازمان، میتواند منجر به بهبود عملکرد کسب و کار در زمینههای زیر شود:
- فرآیندهای استراتژیک مانند تحلیل بازار، مشارکت مشتریان و توسعه محصول
- فرآیندهای تاکتیکی مانند برنامه ریزی مالی
- فرآیندهای عملیاتی مانند ارزیابی اعتبار و کاهش خطا
چشم انداز تکنولوژی اطلاعات
دیدگاه تکنولوژی اطلاعات ویژگیهای تحلیل کسب و کار را در زمانی که از جنبه تأثیر تغییر بر سیستمها و تکنولوژی اطلاعات مورد توجه قرار میگیرد، پر رنگ نموده و به آن میپردازد.
در زمان فعالیت در حوزه تکنولوژی اطلاعات، تحلیلگران کسب و کار با طیف وسیعی از پیچیدگی و محدوده فعالیتها مواجه خواهند شد. طرحهای مبتکرانه می توانند به کوچکی رفع یک عیب جزئی یا به بزرگی مهندسی مجدد تمامی زیرساختهای تکنولوژی اطلاعات برای یک شرکت توسعه یافته باشند.
قابلیت بیان گویا و شفاف چشم انداز و نیازهای کسب و کار برای ذینفعان فنی، مهمترین عامل موفقیت تحلیلگر کسب و کار در حوزه تکنولوژی اطلاعات محسوب میشود. تحلیگران کسب و کار به صورت پویا هم با ذینفعان کسب و کار و هم با تیمهای توسعه همکاری خواهند نمود تا اطمینان یابند که نیازها به خوبی درک شدهاند و با استراتژی سازمان همراستا هستند.
تحلیلگران کسب و کار فعال در محیط تکنولوژی اطلاعات ریسکهای مرتبط با سه عامل کلیدی را مورد توجه قرار خواهند داد:
- تأثیر راهکار: ارزش و ریسک راهکار برای کسب و کار
- بلوغ سازمان: میزان رسمیت و انعطاف پذیری فرآیندهای تغییر
- محدوده تغییر: وسعت، عمق، پیچیدگی و بستر تغییر پیشنهادی
چشم انداز معماری کسب و کار
دیدگاه معماری کسب و کار ویژگیهای منحصر بفرد تحلیل کسب و کار را در زمان فعالیت در زمینه معماری کسب و کار پر رنگ میکند.
معماری کسب و کار به منظور نشان دادن چگونگی برآورده شدن دغدغه های استراتژیک ذینفعان و برای پشتیبانی از تلاشهای مستمر مرتبط با رشد و توسعه سازمان، آن را مدل میکند.
معماری کسب و کار اصول معین و زیربنایی معماری را دنبال میکند:
- محدوده: محدوده معماری کسب و کار، کل سازمان را شامل میشود.
- تفکیک دغدغهها: معماری کسب و کار دغدغه های درون بستر خود را تفکیک میکند.
- سناریوهای مشتق شده: سؤالهای خیلی زیادی وجود دارند که یک کسب و کار تلاش میکند از طریق پاسخگویی به آنها طرحی برای همراستایی فراهم کند.
- پایه دانش: در حالیکه هدف اصلی معماری کسب و کار پاسخگویی به این پرسشها است، هدف ثانویه اما مهم دیگر، جمع آوری و مستندسازی اجزاء مختلف معماری و ارتباط آنها در قالب پایه دانشی است که برای پاسخگویی به سؤالات آتی کسب و کار مورد استفاده قرار خواهند گرفت.
برای فراگیری هر یک از چشم اندازهای تحلیل کسب و کار می توانید در دوره های تخصصی آنها شرکت کنید.
