برای بسیاری از سازمانها، تجزیه و تحلیل کسب و کار بخش یکپارچه‌ای با امور سازمانی دیگر آنها نیست. با این حال، با توجه به افزایش پیچیدگی پروژه‌ها، مشاهده میکنیم که تجزیه و تحلیل کسب و کار یک خصوصیت کلیدی برای موفقیت پروژه محسوب میشود.
بر اساس گزارش منتشر شده در سال ۲۰۱۴ موسسه PMI از مزایای تحلیل کسب و کار
مدیریت نیازمندی ها: یک صلاحیت اصلی برای موفقیت در پروژه و برنامه است و عملکرد ضعیف زمانی اتفاق می‌افتد که سازمانها در فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار فاقد بلوغ و پختگی بوده بطوریکه قادر به تشخیص ارزش ارائه شده نیستند. تجزیه و تحلیل کسب و کار شامل شناسایی نیازها، توصیه راه‌حل‌ها و فرآیند کشف، مستندسازی و مدیریت شرایط لازم برای ارائه مزایای مورد انتظار مشتریان سازمان است.
هنگامی که تجزیه و تحلیل کسب و کار به درستی در پروژه‌ها و برنامه‌ها صورت گرفته و اجرا میشود، نیازمندی ها با کیفیت بالا تولید می‌شوند؛ذی‌نفعان بیشتر درگیر می‌شوند؛ راهکارهای مطلوب جهت ارائه ارزش مورد نظر ارائه میشود و پروژه‌ها به احتمال زیاد به موقع، در همان محدوده و با همان بودجه مشخص‌شده تحویل می‌شوند. فرآیند موثر تجزیه و تحلیل کسب و کار برای بسیاری از سازمانها به صورت یک بخش یکپارچه از کسب و کار آنها، تعریف نشده است و باعث میشود که پروژه‌ها قادر به ارائه ارزش مورد نظر نباشند. در واقع، طبق گزارش حرفه‌ایPMI 2017، نیازمندی‌ها نامناسب و غیردقیق، دومین علت شکست پروژه‌ها هستند (۳۹٪)، و دومین علت این امر، به دلیل تغییرات در اولویت‌های سازمان است (۴۱٪).
برای درک این مطلب که چگونه حرفه تجزیه و تحلیل کسب و کار می‌تواند به موفقیت سازمانی کمک کند، لازم است بحث‌های بیشتری انجام شود. در حالی که تمرکز مدیر پروژه بر حوزه پروژه است، تمرکز تحلیلگر کسب و کار بر روی محدوده پروژه است. به دلیل وجود برخی از هم‌پوشانی‌ها در این زمینه، اغلب سردرگمی در شناسایی وظایف بین مدیر پروژه و تحلیلگر کسب و کار وجود دارد، اما هر دوی آنها در نقش رهبر کلیدی برای پروژه‌ها و برنامه‌ها قرار می‌گیرند. با این حال، هر یک از آنها باید با هم کار کنند تا نتایج و روابط موفقی را ایجاد کنند؛ زیرا، همان‌طور که در تحقیقات ما مشخص شده است، فعالیت‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار در واقع بر پروژه‌ها و برنامه‌ها متمرکز شده‌اند. در واقع، ۸۳ درصد از فعالیت های تحلیل کسب و کار در سازمان‌های بسیار بالغ در حمایت از پروژه‌ها و برنامه‌های مرتبط با آنها انجام میشود.
برای دستیابی به بینش عمیق‌تر در مورد این که چگونه فعالیت‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار در اجرای ابتکارات استراتژیک کمک می‌کند، بیش از ۷۳۰ متخصص حرفه‌ای تجزیه و تحلیل کسب و کار را در میانگین مدت زمان نه سال بررسی کردیم.
سپس پاسخ دو گروه از نمونه‌های مورد نظر را با هم مقایسه کردیم:
کسانی که می‌گویند سازمان‌هایشان برای بهبود مستمر بهینه و با قابلیت‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار ایجاد شده است.
کسانی که شرکت‌های خود را در حال شروع فرآیند تجزیه و تحلیل میبییند و شرایط خود را خاص و ویژه میدانند (بلوغ کم).
این گزارش، آنچه که رهبران بسیار بالغ و پخته انجام می‌دهند را مورد اشاره قرار میدهد.
ایجاد روابط و همکاری در پروژه‌ها و برنامه‌ها
* سازمان‌های بسیار بالغ از سطح بالای همکاری بین مدیر پروژه، مدیر برنامه، یا پرتفولیو و تحلیلگر کسب و کار حمایت میکنند.
* ۹۱٪ از پاسخ‌دهندگان در سازمان‌هایی با اقدامات و رویه‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار بالغ اشاره کرده‌اند، نقش تجزیه و تحلیل کسب و کار توسط مدیران، حامیان مالی و سهامداران شان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.(در مقایسه با ۵۳٪ در مورد سازمان های با بلوغ پایین)
* متخصصان تجزیه و تحلیل کسب و کار در سازمان‌های بسیار بالغ ۸۳٪ از وقت و زمان خود را به امور مربوط به تجزیه و تحلیل کسب و کار در پروژه‌ها و برنامه‌ها صرف میکنند.
* سازمان‌هایی که در تجزیه و تحلیل کسب و کار خود هماهنگی بیشتری دارند تقریبا دو برابر احتمال موفقیت بیشتری در اجرای استراتژی‌های خود دارند (۸۸٪ در مقابل ۴۸٪ با بلوغ پایین).
* سازمان‌های دارای بلوغ بالا در تجزیه و تحلیل کسب و کار عملکرد بالاتر از حد متوسط در تمام شاخص‌های کلیدی موفقیت سازمان از جمله عملکرد مالی (۶۹٪ در برابر ۴۵٪)، پیاده‌سازی استراتژی (۶۶٪ در مقابل ۲۱٪)، چابکی سازمانی (۴۰٪ در برابر ۱۴٪) و مدیریت پروژه‌های منحصر به فرد (۶۲٪ در مقابل ۲۹٪) را دارند.
همکاری در پروژه‌ها و برنامه‌ها
تحلیلگران کسب و کار، صرف‌نظر از بلوغ سازمانی تحلیل کسب و کار در سازمان خود، ۷۳٪ از زمان خود را صرف انجام فعالیت‌های مختلف تجزیه و تحلیل کسب و کار در پروژه‌ها و برنامه‌ها میکنند (۸۳٪ برای سازمان‌های بسیار بالغ). زمان باقیمانده برای وظایف و فعالیت‌های سربار، مانند آموزش داخلی و جلسات با کارکنان، صرف میشود (برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه تحلیلگران کسب و کار وقت خود را صرف میکنند، در صفحات بعد توضیحات تکمیلی ارائه شده است).
ما همچنین سازمان‌هایی را یافتیم که زمان کافی را برای برنامه‌ریزی موثر و انجام تجزیه و تحلیل کسب و کار اختصاص می‌دهند و در مقایسه با شرکت‌هایی که اهمیت این فعالیت‌ها را نمی‌شناسند، به پیامدها و نتایج بهتری میرسند. در هنگام اختصاص زمان به فعالیت‌های مرتبط با تجزیه و تحلیل کسب و کار، نسبت بالاتری از این گروه از سازمانها (۶۳٪)، فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار را در مقایسه با همتایان خود بهتر انجام می‌دهند و در مقابل، تنها ۲۴٪ از سازمان‌هایی که زمان کافی به فعالیت‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار اختصاص نمی‌دهند، موفق هستند.