بمنظور ساختن یک فهم مشترک و متحد ساختن اعضای تیم های کاری به سمت اهداف مشترک سازمانی، چشم اندازها، ماموریت ها، آرمان ها و هدف ها کلمات مناسبی هستند … البته تا زمانی که دارای محتوا و مفهوم اصیل و واقعی باشند.
مشارکت یک تیم کاری در شکل دهی آرمآن‌ها و اهداف سازمانی، می تواند راه حل مناسبی جهت ایجاد گفتمان درباره چشم انداز سازمان و گسترش فرهنگ و تفکر تیمی باشد. اندازه گیری پیشرفت کارها جهت رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده می تواند باعث حفظ توان تیم، مشاهده پیشرفت، شناسایی مشکلات و اشتراک گذاری داستان های موفق در سطح تیمی گردد.
همه چیز خوب بنظر می رسد اما شاید جایگزین های دیگری هم باشد…
کلماتی مثل چشم انداز و آرمان کلمات پرتکرار خوشبیانه ای هستند که در دنیای مدیریت کسب و کار استفاده می شوند که در واقع می توانند هیچ ارزش معنایی نداشته باشند. این کلمات پر کاربرد هیج حضور و تاثیری در کارهای Anna Rajander ندارد و حتی بنظر او بحث کردن درباره آنها باعث هدر دادن زمان و منابع است در حالی که چیزهای مهمتر و بهتری برای انجام دادن وجود دارد. تعیین اهداف بوسیله مدیران می تواند راه حل خوبی جهت شانه خالی کردن آنها از مسئولیت هایشان گردد و اندازه گیری این اهداف تعیین شده بوسیله مدیران در نهایت منجر به افزایش بوروکراسی و گسترش سبک مدیریت ریز بینانه در سازمان می شود.
برای یک تحلیگر کسب و کار، کلماتی شبیه آرمان ها و اهداف یاداور این نکته است که به چه میزان داشتن یک چشم انداز و آرمان مشترک برای سازماندهی یک گروه از افراد به منظور پیاده سازی یک طرح تجاری یا ایجاد یک رویه جدید در یک سازمان مهم می باشد. اطلاع رسانی درباره موضوع چشم انداز و اهداف سازمانی به روش آبشاری در میان تیم های کاری می تواند راه حل مناسبی بمنظور هماهنگی کارها و فعالیت ها در سطح سازمان، همراستا نمودن ارمانها و اهداف سازمانی در جهت چشم انداز و ماموریتهای سازمان بعنوان یک پیکره واحد باشد. در دنیای مدیریت کسب و کار تعیین و تعریف اهداف، بررسی مستمر و سعی در بهینه نمودن آنها یک فعالیت عادی پذیرفته شده و حتی تکنیک های متعددی جهت کشف و تعریف، اطلاع رسانی و کنترل و بررسی اهداف ابداع گردیده است مانند MOST ، SMARTو Balanced Scorecards .
اما درگیرشدن با فرایند تعیین و تعریف اهداف و کنترل مستمر آنها جهت رسیدن به اهداف سازمانی برای بعضی از کارکنان و مدیران می تواند کاری طاقت فرسا باشد. بعضی از دلایل این امر به شرح زیر است:
- داشتن احساس ترس و تهدید بدلیل این که شخص ثالثی مستمرا در حال اندازه گیری و ناظر عملکرد ما می باشد.
- مایوس شدن و نارضایتی بدلیل عدم کارایی و نتیجه بخش بودن روش های مدیریت بر مبنای هدف گذاری در گذشته
- مشکلات جهت ایجاد هماهنگی و ارتباط مابین کارهای روزمره سازمانی با چشم اندازها و ماموریتهای کلان سازمان
- مقاومت عمومی کارکنان و مدیران در برابر تغییرات سازمانی
اگرتعداد بیشتری از کارکنان یک سازمان نگاه و رویکرد بالا را در مورد مدیریت بر مبنای هدف دارند پس احتمال شکست بکارگیری روش های مدیریت بر مبنای هدف گذاری در آن سازمان بالاست. پس راه حل چیست؟
تعیین و تعریف چالش ها در سطح سازمان
یک راه حل جایگزین برای مدیریت بر مبنای هدف می تواند مدیریت بر مبنای چالش ها باشد. تعریف و تعیین یک چالش و حرکت به سمت مرتفع کردن این چالش می تواند باعث ایجاد یک مسیر، هدف روشن و مشخص جهت هماهنگی فعالیت ها در میان اعضای تیم های کاری گردد.
ممکن است سئوال شود تفاوت میان تعیین و تعریف یک هدف با تعیین وتعریف یک چالش چقدر است؟ پاسخ این است که تفاوت خیلی زیاد نمی باشد.
از نظر اثر بخشی و نتیجه نهایی، روش مدیریت بر مبنای چالش می تواند مشابه روش مدیریت بر مبنای هدف باشد اما ذهنیت و طرز تفکر کارکنان و مدیرانی که آن اثر بخشی و نتیجه مشابه را ایجادکرده اند بسیار متفاوت است. BA
سئوالات زیر را با دقت بالا بخوانید:
- چگونه می توانیم در اجرایی شدن چشم اندازه آینده سازمانمان سهیم گردیم؟ در مقابل، چه چالشهایی در مسیر برآورده نمودن نیازهای ذینفعان سازمانمان وجود دارد؟
- اهداف و ارمانهای مشترک سازمانمان چیست؟ در مقابل، چه عواملی باعث عدم حرکت سازمانمان به سمت جلو و پیشرو شدن می گردد؟
- پیشرفت ها و موفقیت های سازمانمان چگونه اندازه گیری می شود؟ در مقابل، چه قدم هایی را جهت حل چالش های سازمانمان برداشته ایم؟
همانطوری که آرمانهای یک سازمان به اهداف و نیازمندی ها تجزیه می گردد، چالشهای یک سازمان نیز به اهداف شرطی (Target) (Conditions) و مراحل (Steps) می تواند تجزیه شود و در نهایت این چالش ها مجددا به ارمانها، اهداف شرطی، مراحل و نیازمندی های کوچکتر هماهنگ با چشم انداز و ماموریت سازمان تجزیه می گردد.
آیا روش هایی برای انجام این کار وجود دارد ؟
بله وجود دارد روش های عمومی از قبیل: روش طوفان فکری(Brianstorming) ، نقشه برداری ذهن (Mind Mapping) و نقشه برداری رابطه و میل (Affinity Mapping) که می توانند در شناسایی مشکلات اولیه و مقدماتی مفید باشند اما برای تجزیه کردن مشکلات به اهداف شرطی و مراحل استفاده از روش A3 می تواند بسیار مفید واقع گردد.
روش A3 (دلیل نامگذاری بدلیل قابل ترسیم شدن این روش در یک کاغذ A3 می باشد) بوسیله Mike Rothrt نویسنده کتاب Toyota Kaya توسعه داده شده و در سازمان های Lean (چابک) مورد استفاده قرار گرفته است. این روش بمنظور شناسایی، تعریف و مدیریت بهبود فرایندها استفاده می شود. در حالی که روش A3 بوسیله Toyota بعنوان بخشی از یک پروژه وسیعتر فلسفه بهبود و طرز تفکر فرهنگی استفاده گردیده است. روش A3 به تنهایی ابزار قوی و مفیدی برای کشف، تعریف و مستند سازی چالشها در یک سازمان و همچنین ثبت پیشرفت کار درجریان برطرف کردن هر یک از این چالش ها می باشد.
بطور خلاصه ایده و تفکری که در پشت روش A3 قرار داد میتواند در چهار مرحله خلاصه گردد:
- بدست آوردن فهمی از چالشهای یک سازمان
- بدست آوردن فهمی از شرایط موجود سازمان
- تعیین اهداف شرطی (Target Conditions)
- استفاده از تجربه (Experiment) به سمت براوردن اهداف شرطی تعریف شده در بالا
فرم و قالبهای متفاوتی جهت پیاده سازی و انجام روش A3 وجود دارد اما در پایین یک نمونه از این قالبها بعنوان مثال ارائه گردیده است. نکته مهم درباره قالبهای مورد استفاده در روش A3 فارغ از شکل و ارائه بخش ها، نحوه ترتیب و ارایه چهار بخش ذکر شده در بالا است که باید به ترتیب چالشها، شرایط موجود، شرایط مورد نظر (Target Conditions) و اجرا (Experiment) باشد.
نکته مهم دیگر درباره نحوه درج”بخش شرایط مورد نظر”بر روی فرم می باشد که نیاز است چند سطر برای”شرایط مورد نظر”(Target Conditions) پیش بینی شود چون به احتمال زیاد در عمل نیاز است چندین شرایط مورد نظر تعریف گردد تا یک چالش بطور اساسی حل و فصل گردد.
| نام فرایند / سیستم | چالش | |
| فرایند/ سیستمی که جهت بهبود روش A3 باید درباره آن اعمال گردد. | شرح مختصری از چالش که قرار است بوسیله اعمال روش A3 مرتفع گردد. | |
| شرایط مورد نظر ۱ (Target Conditions) | شرایط موجود
(Current Condition) |
کنش های انجام شده جهت حل چالش (Experiments Towards the Target) |
| شرحی از کنش های انجام شده جهت رسیدن به شرایط مورد نظر و نتیجه اثر بخشی کنش ها | ||
| شرایط مورد نظر ۲ (Target Conditions) | ||
| شرایط مورد نظر ۳ (Target Conditions) | ||
| نایل شده بوسیله … | موانع
(Obstacles Carpark) |
|
| تاریخ نایل شدن به شرایط مورد نظر در اینجا درج گردد…. | چه موانعی جهت رسیدن به شرایط مورد نظر وجود داشته است؟ | |
مزایای استفاده از روش A3 به شرح زیر می باشد:
- دارا بودن یک رویکرد منطقی در پیاده سازی که بسیار مناسب کارکنان و مدیران با ذهنیت و تفکر منطقی می باشد.
- بعنوان جایگزینی برای مستند سازی و تخصیص فعالیت ها مورد استفاده قرار می گیرد.
- برای مواردی که شناسایی و تعریف شرایط مطلوب سخت و نامشخص است بسیار مناسب است و این عدم مشخص بودن شرایط مورد نظر و مطلوب باعث می گردد که افراد و کارکنان بیشتر درباره شرایط موجود و راه حلها و کنشهای مورد نیاز جهت حل چالش ها تامل نموده و بیشتر بدنبال پیدا کردن راه حلهای پایدارتر باشند نه راه حل های کوتاه و میانبر.
و در پایان
مدیریت براساس مواجه با چالش ها و رسیدن به شرایط مورد نظر (Target Conditions) می تواند بعنوان جایگزین برای رویکرد سنتی مدیریت بر مبنای اهداف آبشاری استفاده گردد. مشارکت اعضای تیم های کاری جهت شناسایی و تعریف چالش ها می تواند تمرینی مناسبی جهت ایجاد فرهنگ تیمی در سطح سازمان باشد بخصوص در مواردی که بعضی از تیم ها ممکن است احساس نادیده انگاشتن در فرایند تدوین چشم اندازها و ماموریت های یک سازمان داشته باشند.
روش A3 می تواند بعنوان یک چارچوب جهت مستند سازی مشکلات سازمان و نحوه برخورد و حل و فصل این مشکلات باشد و هر چند که یک راه حل نهایی برای روبرو شدن و برخورد با کارکنان همیشه شاکی و ایستا نیست ولی می تواند بعنوان ابزاری مفید جهت هماهنگی تیم های کاری ، اهداف و ایجاد فهم و چشم انداز مشترک در سطح سازمان بمنظور غلبه بر چالشها در سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
مترجم: مهدی نجمی- تحلیلگر کسب و کار
