چک لیست برنامه ریزی پروژه های تحلیل کسب و کار۱۷ فروردین, ۱۴۰۰

چک لیست برنامه ریزی پروژه های تحلیل کسب و کار

کاربرد چک لیست برنامه ریزی پروژه های تحلیل کسب و کار در هنگام تعیین رویکرد تحلیلگری یک پروژه.

“بخاطر داشته باشیم که هر پروژه تحلیل کسب و کار یک پروژه منحصر به فرد و مقطعی است”

یک تحلیلگر کسب و کار در ایجاد و تحلیل فرایندهای کسب و کار، پاسخگویی به الزامات قانونی و مکانیزه کردن فرایندها در یک سازمان و… می تواند نقش افرینی نماید که هریک از این موارد دارای اهداف، حدود و اندازه، تیم‌های کاری، زمانبندی، بودجه وریسک‌های متفاوت می باشند. گرچه بیشتر پروژه های تحلیل کسب و کار از یک سلسله روش های استاندارد جهت اجرا و پیاده سازی پیروی می کنند اما قبل از انجام پروژه این روش‌های استاندارد به منظور حداکثر استفاده از منابع موجود، فرصتها و افزایش منحنی یادگیری تیم ها و سازمان، باید با حدود و اندازه و محدویت های یک پروژه، بومی و همسان سازی گردند.

هریک از تحلیلگران کسب و کار دارای تجربیات و تخصص منحصر بفرد خود می باشند اما تقریبا همه تحلیلگران کسب و کار دارای توانایی بالای ارتباطی بین فردی و مقدار مناسبی از دانش تجربی کسب ‌‌کار می باشند و‌ در حقیقت بخاطر داشتن این دو ویژگی است که‌ توانسته اند تبدیل به یک تحلیلگر کسب و کار گردند. هر تحلیل گر کسب و کار می تواند دانش، آگاهی و تجربه خویش را از طرق مختلف مانند خود آموزی، ممارست و تجربه یا از طریق شرکت در دوره های آموزشی با سرفصلهایی چون جمع آوری اطلاعات، مدیریت نیازمندی ها ، مدلسازی، اندازه گیری، تحلیل و مستند سازی کسب نموده باشد.

برنامه ریزی تحلیل کسب و کار چیست ؟

بیشتر تحلیلگران کسب و کار نه تنها دارای تبحر و دانش مربوطه می باشند بلکه با دقت و ظرافت زیاد بدنبال ارتباط سازی ما بین دانش و تخصص تحلیگریشان با نیازمندی های پروژه هایشان می باشند. فارغ از سطح، بلوغ، دانش، تجربه و نحوه فراگیری تکنیک های مربوطه یک تحلیلگر کسب و کار باید قادر باشد ویژگی ها و نیرو محرکه های یک پروژه را واکاوی نموده و یک پل ارتباطی مابین دانش ‌و تجربه تحلیگری و نیازمندی های یک پروژه ایجاد نماید تا بهترین نتیجه و ارزش افزوده از دانش و تخصص تحلیلگری کسب و‌کار بکار رفته در یک پروژه حاصل گردد.

مهم ترین نیرو محرکه های یک پروژه ی تحلیل کسب و کار

شناسایی روش ها و ترتیب مراحل پیشرفت و تعیین و تعریف هدف و ماموریت نهایی پروژه
تعریف بودجه مالی و زمان بندی برای کل پروژه و هر یک از مراحل پروژه نه تنها به منظور اندازه گیری و کنترل این شاخصه های عملکردی بلکه به منظور به حداکثر رساندن بازدهی و‌ کیفیت محصول نهایی پروژه از طریق شناسایی و‌ پیش بینی کردن وقایع آینده و ناکارامدی های احتمالی در حین انجام پروژه
شناسایی ذینفعان پروژه و مدل ارتباطاتی بین آنها و نحوه پیش قدم گردیدن در توسعه ارتباطات بیشتر با ذینفعان
تعیین نوع و ترکیبی از روش‌ ها و تکنیک‌های جمع آوری اطلاعات مناسب و همخوان با اهداف و ماموریت پروژه تحلیل کسب و کار
دانش تجاری و تجربه ارتباطی با ذینفعان کلیدی متعدد و متفاوت و هم چنین توجه به تخصص و تکنیک‌های حوزه تحلیلگری کسب و کار استفاده شده در پروژه

چک لیست برنامه ریزی پروژه های تحلیل کسب و کار

اگر روش ها و تکنیک های بکار برده شده به طور مستمر در گذشته استفاده گردیده، دارای اهداف مشخص و متمرکز برروی نیروهای محرکه پروژه باشد؛ پروژه تحلیلگری کسب و کار می‌تواند موثرتر اجرا گردد.

یک چک لیست برنامه ریزی جهان شمول برای تحلیلگری کسب و کار بیشتر نیروهای محرکه ی موثر را پوشش می دهد و علاقمندان می‌توانند از آن بعنوان ابزاری جهت جمع آوری، کشف و بدست آوردن یک نگاه جامع درباره پروژه، نیروهای محرکه پروژه، فرصت های آن و شکل دهی یک رویکرد منحصر بفرد جهت انجام یک پروژه تحلیل کسب و کار استفاده نمایند.

فکر کنید شما بعنوان یک تحلیلگر کسب و کار در حال کار برروی یک پروژه هستید یا قرار است در آینده‌ای نزدیک برروی یک پروژه تحلیل کسب وکار متمرکز گردید. باید در ابتدا به سؤالات زیر پاسخ دهید:

چرخه زمانی یک پروژه تحلیل کسب ‌‌کار

مراحل و فازهای انجام پروژه
وضعیت جاری پروژه
اهداف، ماموریت ها و خروجی پروژه
شناسایی هدف نهایی از بکار گیری خروجی پروژه تحلیلگری کسب و کار و کاربران نهایی آن

بودجه و زمانبندی

تعیین میزان بودجه ریالی پروژه و تاریخ پایان پروژه
پیش بینی میزان بودجه مقداری، ریالی و زمانی بوسیله تیم پروژه
آیا توانایی ها و پتانسیل های تیم پروژه فراتر یا کمتر از بودجه مقداری، ریالی و زمانی است؟ چنانچه پاسخ مثبت است چگونه بودجه مقداری، ریالی و زمانی می تواند براساس توانایی های تیم پروژه بازنویسی گردد؟

ذینفعان پروژه و نحوه ارتباط با آنها

تعیین و تعریف نقش ها و عنوان های کلیدی در تیم‌های پروژه
آیا پروژه دارای اسپانسر، صاحب پروژه، صاحب محصول، مدیر پروژه، مشاورین کسب و‌کار است؟
نام ها و عنوان های شغلی درگیر در پروژه چه کسانی هستند؟
آیا ارتباطات ذینفعی اثر گذار و ‌جدیدی در این پروژه شکل گرفته یا خواهد گرفت؟
آیا اعضای تیم پروژه دور کاری انجام می‌دهند و ساکن بومی محل پروژه می باشند؟

مسئولیت هر یک از افراد در پروژه چیست ؟

چه کسانی مسئول نهایی محقق ساختن اهداف پروژه، پذیرش مسئولیتهای پروژه، مشاور جهت بررسی نیازمندی های پروژه هستند؟

روش های جمع آوری اطلاعات

چه روشهای جمع آوری اطلاعات قابل استفاده می باشند؟ ba

بررسی روش ها و مستندات جاری: چه نوع و چه مقداراز فرایندها و روشهای جاری که در گذشته تهیه و مستند سازی گردیده اند برای بررسی مجدد در دسترس می باشد.
مصاحبه و ورکشاپ: چه کسانی باید در مصاحبه و ورکشاپ ها شرکت نمایند و چه نوع سوالاتی باید در ورکشاپ ها و مصاحبه ها مطرح گردد.
مشاهدات: چه مشاهداتی و در چه مکان هایی باید انجام گردد و چگونه انجام این مشاهدات باید برنامه ریزی شود.
بررسی سیستم: چه سیستم های مکانیزه ای در حال حاضر عملیاتی شده اند و دارای چه اطلاعاتی می باشند.
نظرسنجی: چه کسانی باید در نظرسنجی شرکت داده شوند و چه سوالاتی باید پرسیده شود.

سطح دانش و تخصص فرد تحلیلگر

یک فرد تحلیلگر در بررسی ذینفعان و ارتباطات بین آنها، تکنیک ها و روش های جمع آوری اطلاعات موجود، آگاهی از تخصص و دانش خویش و توانایی در انتخاب بهترین روش جمع آوری اطلاعات مطابق با سطح دانش و تخصص خود باید توانایی داشته باشد.

دارایی های سازمانی

چه ابزارهای متناسب و ویژه ای جهت جمع اوری اطلاعات، مستند سازی و مدلسازی موجود می باشد؟

ابزارهایی جهت ایجاد همکاری مابین ذینفعان و تیم پروژه، تسهیل سازی فعالیت ها، فرایندها و انجام نظر سنجی
نرافزارهایی جهت ترسیم دیاگرام و مدلسازی
تجربیات کسب شده در پروژه های قبلی تحلیل کسب و کار شامل مدلسازی و مستند سازی
فرصت ها و امکانات آموزشی در بخش انجام پروژه های تحلیل کسب و کار

دانش و تخصص

چه کسانی در میان تیم پروژه دارای دانش کافی در بخش تجارت و کسب و کار می باشند؟
سطح دانش کسب و کار فرد تحلیلگر کسب و کار به چه میزان می باشد؟
فرد تحلیلگر کسب و کار در چه مواردی از دانش تحلیگری کسب و کار دارای توانایی و تسلط بیشتری می باشد؟
کجا و چگونه باید از دانش و تخصص تک تک اعضای تیم پروژه نهایت استفاده و بهره وری را کسب نمود؟
از میان ذینفعان پروژه، بهترین ذینفعان جهت مشارکت و مشاوره در مرحله جمع آوری اطلاعات و اخذ تاییدیه به منظور قابل حصول بودن اهداف و ماموریت پروژه کدامند ؟

بعد از تامل فراوان، آیا یک فرد تحلیلگر کسب و کار قادر است به همه سئوالات بالا پاسخ دهد و چه کسانی می توانند به فرد تحلیلگر جهت پاسخ دادن به این سئوالات کمک نمایند.

نتیجه گیری

برنامه ریزی جهت پروژه های تحلیل کسب و کار، یک فعالیت به رسمیت شناخته شده است و حوزه دانشی اول در کتاب BABOK که توسط موسسه IIBA ارائه شده است، نحوه تهیه آن را بیان نموده است. پیکره دانش همچنین حدود و اندازه ای را که باید در تهیه رویکرد یک پروژه تحلیل کسب و کار لحاظ گردد در بخش “The set of Process , Templates and Activities that will be used to Perform Business Analysis in a Specific Context ” بیان نموده است.

مقدار زمان و سطح رسمی و تشریفاتی بودن جهت انجام برنامه ریزی پروژه تحلیل کسب و کار کاملا در اختیار فرد تحلیگر می باشد اما آنچه که باید مد نظرتحلیلگر قرار گیرد این مهم است که هر پروژه تحلیل کسب و کار نیازمند رویکرد و برنامه ریزی متناسب با آن پروژه می باشد.

برنامه ریزی برای پروژه های تحلیل کسب و کار در حقیقت می تواند نقش یک بیمه نامه را برای کل پروژه داشته باشد. مقدار زمان صرف شده در ابتدا و قبل از شروع پروژه می تواند این اطمینان خاطر را ایجاد کند که کل پروژه از ابتدا تا انتها براساس ترتیب فعالیت ها، نیازمندی های ذینفعان و منطبق با اهداف و ماموریت تعریف شده برای پروژه با حداکثر کارایی و بهره وری انجام خواهد گرفت.

از دیگر دستاوردهای مهم تهیه برنامه ریزی برای پروژه تحلیل کسب و کار انطباق سازی میان دانش و تخصص تحلیگر یا تیم تحلیگران کسب و کار با اهداف و ماموریت پروژه و نیازمندهای ذینفعان می باشد

تهیه کننده : Edmund Metera – مترجم : تحلیلگر کسب و کار: مهدی نجمی