بر اساس گزارش موسسه بین‌المللی مدیریت پروژه (PMI) عدم استخراج و شناسایی صحیح نیازمندی‌ها، به عنوان دومین علت شکست پروژه‌ها (در صنایع مختلف در سراسر جهان) معرفی شده است و سازمان‌هایی که در موضوع تجزیه و تحلیل کسب و کار فاقد دانش و بلوغ کافی بوده‌اند، در عملکرد مالی و اجرای استراتژی‌های سازمان و سایر موارد با شکست یا اثربخشی بسیار پایینی مواجه شده‌اند. (گزارش موسسه PMI).

این امر موجب شده است که موضوع تجزیه و تحلیل کسب و کار مورد توجه بسیاری از سازمان‌ها قرار بگیرد. در واقع انگیزه سازمان‌ها برای استفاده از دانش تجزیه و تحلیل کسب و کار، دو مولفه مشکلات و فرصت‌ها است که به آن‌ها نیاز اطلاق می‌شود. سازمان‌ها مانند یک موجود زنده هستند که در طول عمر خود دوره‌های مختلف حیات را طی می‌کنند و در هر مرحله ممکن است با مشکلاتی مواجه شوند که بایستی ابتدا به عنوان مهمترین گام مشکلات را شناسایی، آنالیز و مستند کنند.

در ادامه تحلیلگران کسب و کار وظیفه دارند برای پاسخگویی به نیازهای کسب و کار و برآورده کردن انواع نیازمندی‌ها، گزینه‌های مختلفی را طراحی نموده و از میان آن‌ها بر اساس ارزش بالقوه هریک برای ذی‌نفعان، بهترین و و موثرترین راهکار را تعیین و پیشنهاد کنند. این فرآیند که موجب بروز یک تغییر و انتقال از وضع موجود به شرایط مطلوب در سازمان می‌شود، خلاصه‌ای از فرآیند استقرار دانش تحلیل کسب و کار در سازمان است که در نهایت شامل ارزیابی راهکار پیاده‌سازی شده نیز می‌شود.

• چه فرصت‌هایی در محیط کسب و کار وجود دارد که می‌توانیم از آن‌ها استفاده کنیم؟
• سازمان ما در چه زمینه‌هایی دچار مشکل است؟
• از چه روش‌ها و راهکارهای دیگری می‌توانیم استفاده کنیم تا منفعت سازمان به حداکثر و هزینه‎‌های آن به حداقل برسد؟
• چگونه می‌توان برای موفقیت کسب و کار در محیطی که مدام در حال تغییر است، اقدام موثر انجام داد؟
• چگونه نیازمندی‌های یک محصول یا پروژه را به درستی شناسایی کنیم تا راهکار پیشنهادی مطابق انتظارات مشتریان باشد؟

تحلیلگر کسب و کار ابتدا در تلاش است که بتواند فرصت ها و مشکلات سازمان را رصد نماید. این مشکلات و فرصت ها تشکیل دهندۀ نیاز (Need) سازمان هستند. پس از شناسایی نیازها، او تصمیم می گیرد که دیگر مؤلفه های محوری (Core Concepts) را استخراج نماید. این مؤلفه‌های مرکزی که با نیاز همراه می‌شوند عبارتند از: تغییر (Change)، زمینه (Context)، راهکار (Solution)، ذی‌نفعان (Stakeholders) و ارزش (Value).

پس از استخراج این مؤلفه‌های شش‌گانه، تحلیلگر کسب و کار می‌تواند به سراغ آنالیز وضعیت فعلی و تعریف وضعیت مطلوب در آینده برود. وضعیت فعلی وضعیتی است که دارای مشکلات و معضلات سازمانی است و وضعیت آینده، وضعیتی مطلوب است که سازمان باید با تغییر به سمت آن حرکت نماید. اینجا است که استراتژی‌های تغییر شکل می‌گیرند.

بنابراین استراتژی تغییر یک برنامه‌ی کلان و سطح بالا برای گذار از وضعیت موجود (As-is) به مطلوب (To-be) است. در این راهبرد برنامه‌ی آزادسازی (Release Plan) اجزاء مختلف راهکار در فازها و یا ایتریشن‌های مختلف، تدوین و اجرا می‌شود.

در ادامه، تحلیلگر کسب و کار به تدوین رویکردها و برنامه‌های اجرا و تحقق تحلیل کسب و کار می‌پردازد و پس از آن وارد اجرا می‌شود و به دنبال استقرار راهکاری است که نیاز سازمان را مرتفع نماید.

راهکار ارائه شده از مجموعۀ گزینه‌هایی انتخاب می‌شود که قبلاً توسط تحلیلگر کسب و کار به ذی‌نفعان اعلام شده است. مهم‌ترین معیار در انتخاب راهکار پیشنهادی، ارزش انتظاری حاصل از استقرار آن برای کسب و کار می‌باشد.

سپس راهکار نهایی در قالب یک پروژه پیاده‌سازی می‌شود و در نهایت عملکرد آن مورد ارزیابی قرار می‌گیرد تا موانع و مشکلات تحقق ارزش برای ذی‌اثران شناسایی و برطرف گردد.

• تحلیل کسب‌وکار؛ بکارگیری دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک‌هایی برای:
  • شناسایی نیازهای کسب‌وکار شامل فرصت‌ها و مشکلات
  • شناسایی، بررسی و پیشنهاد راهکارهای کارآمد برای تحقق ارزش و برطرف‌شدن نیازهای کسب‌وکار
  • استخراج، مستندسازی و مدیریت نیازمندی‌های ذینفعان به منظور دستیابی به اهداف سازمان
  • تسهیل تولید موفق محصولات، خدمات و نیز اجرای پروژه‌ها

  به طور خلاصه ایجاد یا ارتقاء یک پروژه یا محصول، حل یک مشکل یا شناسایی نیازهای ذینفعان با دانش تجزیه و تحلیل کسب و کار میسر است. به همین دلیل در صنایع و کسب‌وکارهای مختلفی کاربرد دارد مانند:

  • صنعت مالی: ایجاد یا ارتقاء محصولات مالی منطبق با نیازهای مشتری مانند صندوق‌های سرمایه‌گذاری مشترک، صندوق زمین و ساختمان.
  • حوزه درمان: به حداقل رساندن زمان انتظار از زمان ورود بیمار تا اتمام ویزیت.
  • ساخت و اجرا: تعریف درست پروژه‌ها و شناسایی نیازمندی‌های مشتریان و محیط کسب‌وکار به منظور اجرای درست پروژه‌های عمرانی در سطح شهر یا شناسایی نیازمندی‌های محیط زیست در ساخت یک پروژه سد سازی.
  • اجتماعی و دولتی: آنالیز مشکلات و آسیب‌های اجتماعی و تعیین بهترین راهکارها برای کاهش ناهنجاری‌های اجتماعی
  • صنعتی و تولیدی: کاهش هزینه‌های زنجیره تأمین.
  • صنعت IT: انتقال نیازمندی‌های کسب‌وکار به توسعه‌دهندگان نرم‌افزار و نیازمندی‌های سیستم‌های نرم‌افزاری به ذی‌نفعان و مشتریان به منظور ایجاد درک مشترک و شفافیت از محصول نهایی که در واقع تولید می‌شود تا محصولی را که ممکن است مشتری یا کارفرما انتظار داشته باشد.

تصویر زیر آمار گزارش IIBA در سال ۲۰۲۳ میلادی را از صنایع پیشرو در زمینه‌ی استفاده از تحلیل کسب‌وکار نشان می‌دهد:

• فرایند تحلیل کسب‌وکار را بر اساس تجربیات تیم آکادمی تحلیل کسب‌وکار می توان بر اساس توالی ذیل اجرا نمود:
  • گام اول: شناسایی مشکل یا فرصت (نیاز)
  • گام دوم: شناسایی ذی‌نفعان مرتبط با مشکل یا فرصت (تغییر مورد نیاز)
  • گام سوم: شناسایی نیازمندی‌های ذی‌نفعان در مورد مشکل یا فرصت
  • گام چهارم: تحلیل و پردازش نیازمندی‌های استخراج‌شده
  • گام پنجم: طراحی راهکارهای مناسب بالقوه برای برآورده‌شدن نیازمندی‌های ذی‌نفعان
  • گام ششم: بررسی گزینه‌های مختلف و انتخاب مناسب‌ترین راهکار از بین راهکارهای ممکن
  • گام هفتم: ارزیابی راهکار استقرار یافته

  در ادامه هر یک از گام ها را تشریح خواهیم کرد.

   

  گام اول: شناسایی مشکل و فرصت (نیاز)

  نخستین گام و مبنای هر طرح ابتکاری (Initiative) تحلیل کسب‌وکار، نیازهای (Need) کسب‌‌وکار هستند که شامل مشکلات و فرصت‌هایی می‌شوند که کسب‌وکار با آنها مواجه است. در این بخش تحلیل‌گر کسب‌وکار می‌بایست در تعامل با ذی‌نفعان کلیدی اقدام به تعیین مشکل یا فرصتی نماید که قرار است عنصر ورودی فرایند تحلیل کسب‌وکار باشد. در این خصوص می‌بایست دقت کرد که به محض مواجه با یک مشکل، نباید آن را مبنا قرار دهیم، بلکه لازم است آن را با تکنیک‌های RCA ریشه‌یابی کرد و ریشه‌های اصلی مشکل را مد نظر قرار داد. پرداختن به معلول‌ها و نشانه‌ها شاید موقتاً مشکل را حل کند اما این مشکل در آینده‌ای نزدیک به صورت‌های دیگری بروز خواهد کرد.

  برای شناسایی، آنالیز و تمرکز بر روی ریشه‌های مشکلات، یک تکنیک مهم در راهنمای BABOK به نام Root Cause Analysis یا تکنیک تحلیل دلایل ریشه‌ای معرفی شده است. تحلیل دلایل ریشه‌ای برای شناسایی و ارزیابی دلایل اساسی یک مسئله استفاده می‌­شود. در حقیقت ابزاری برای یررسی و تحلیل سیستماتیک یک مسئله یا وضعیت است که بر روی ریشه‌ی مسئله به عنوان نقطه مناسب برای اصلاح تمرکز دارد.

  _­

   گام دوم: شناسایی ذی‌نفعان مرتبط با مشکل یا فرصت (تغییر مورد نیاز)

  هر مشکل یا فرصت ذی‌نفعان یا به تعبیر دقیق‌تر ذی‌اثرانی دارد که می‌بایست آن‌ها را شناسایی کرده و در گام بعدی نیازمندی‌های هر یک را بطور کامل و صحیح استخراج نمود. نادیده گرفتن یک ذی‌نفع خاص یا در نظر گرفتن ذی‌نفع اضافی تحلیل کسب‌وکار را با مخاطرات و ریسک‌های جدی مواجه خواهد کرد. در نتیجه شناسایی و تحلیل ذی‌نفعان بسیار ضروری می‌باشد.

  برای شناسایی دقیق ذی‌نفعان در راهنمای BABOK تکنیکی وجود دارد به عنوان Stakeholder List, Map, or Personas یا به عبارتی تکنیک لیست، نقشه و ویژگی‌­های شخصیتی ذی‌نفعان. از این تکنیک می توان برای شناسایی، دسته‌بندی و تحلیل کامل و دقیق ذی‌نفعان بهره برد.

   

  گام سوم: شناسایی نیازمندی‌های ذ‌ینفعان در مورد مشکل یا فرصت

  هر یک از ذی‌نفعان در مورد مشکل یا فرصت مورد نظر، مجموعه‌ای از انتظارات و نیازمندی‌ها دارد. در این مرحله از طریق تکنیک‌های مختلف از جمله مصاحبه، مشاهده، ورک‌شاپ (کارگاه)، طوفان فکری، گروه‌های متمرکز، تحلیل اسناد، پرسشنامه و…، نیازمندی‌های ذی‌نفعان را استخراج خواهیم کرد. انتخاب تکنیک مناسب برای استخراج اهمیت زیادی دارد که مبتنی بر موقعیت پیش روی، تحلیلگر کسب‌وکار می‌بایست نسبت به انتخاب تکنیک‌ها و ابزارهای مناسب اقدام نماید.

  به عنوان یک تحلیل‌گر کسب‌وکار همواره تلاش ما این است به طور همزمان که نیازمندی ذی‌نفعان را استخراج می‌کنیم، نیم‌نگاهی نیز به راهکارها و طراحی گزینه‌های راهکار داشته باشیم. یعنی از همین ابتدا راهکارها یا همان سولوشن‌های اولیه را در صورت امکان، همزمان با استخراج نیازمندی‌ها، طراحی می‌کنیم.

   

  گام چهارم: تحلیل و پردازش نیازمندی‌های استخراج‌شده

  نیازمندی‌ها قلب تپنده‌ی تحلیل کسب‌وکار هستند و تعداد زیادی از وظایف ۳۰ گانه ارائه شده در راهنمای راهنمای BABOK نیز به مدیریت آن‌ها اختصاص دارد.

  در این مرحله می‌بایست نیازمندی‌ها مورد پردازش و پالایش قرار گیرند زیرا:

  • همه نیازمندی‌ها اولویت یکسانی ندارند.
  • احتمال اینکه بتوان همه نیازمندی‌ها را پوشش داد تقریباً صفر است.
  • برخی از نیازمندی‌ها در تضاد با برخی دیگر از آن‌ها هستند.
  • و …

  از آنجاییکه نیازمندی‌ها هم مانند بسیاری از مفاهیم کسب‌وکاری مانند محصول، پروژه و … دارای چرخه‌ی عمر هستند، بنابراین در هر وضعیتی می‌بایست آن‌ها را مدیریت نمود و به اصطلاح در قالب مراحل زیر ساخته و پرداخته کرد:

  • ردیابی نیازمندی‌ها: بررسی و ارزیابی روابط بین نیازمندی‌ها، طراحی‌­ها، اجزاء راهکار و دیگر محصولات برای تحلیل اثرات متقابل، میزان همپوشانی و نحوه تخصیص منابع به آن‌ها.
  • حفظ و نگهداری نیازمندی‌ها: اطمینان از صحیح و بروز بودن نیازمندی‌ها و طراحی‌­ها در سرتاسر چرخه عمر آن‌ها و اطمینان از امکان استفاده مجدد از آن‌ها در موقعیت‌های مناسب.
  • اولویت‌­بندی نیازمندی‌ها: ارزش، فوریت و ریسک‌­های مرتبط با نیازمندی‌ها و طراحی‌­ها را ارزیابی می‌­کند تا از توالی صحیح و بهینه‌ی انجام امور مهم‌تر در زمان معین و با صرف منابع پیش‌بینی شده اطمینان حاصل شود.
  • ارزیابی تغییرات نیازمندی‌ها: بررسی و تصمیم‌گیری در خصوص اینکه آیا تغییر در نیازمندی‌های قبلی و یا اضافه‌شدن نیازمندی‌های جدید از سوی ذی‌نفعان، پذیرفته شوند یا خیر.
  • تأیید نیازمندی‌ها: مبتنی بر برنامه‌ی حکمرانی کسب‌وکار، ذی‌نفعان دارای صلاحیت و اختیار در مورد تایید و یا رد نیازمندی‌ها و طراحی‌ها و نیز تغییرات آن‌ها به اجماع نظر رسیده و تصمیم‌گیری نهایی و تایید را انجام می‌دهند.

   

  گام پنجم: طراحی راهکارهای مناسب بالقوه برای برآورده ‌شدن نیازمندی‌های ذینفعان

  استخراج راهکارهای بالقوه چیزی نیست که از این گام آغاز شود بلکه همزمان با استخراج نیازمندی ها در همان مراحل اولیه تحلیل کسب و کار، باید نیم نگاهی نیز به استخراج راهکارها داشت.

  لطفا به این موضوع دقت کنید که تحلیلگر کسب و کار مسئول ارائه راهکارهای بالقوه نیست بلکه راهکارهای بالقوه در تعامل با ذینفعان و توسط تحلیلگر استخراج خواهد شد ولی بد نیست تحلیلگر خود نسبت به ارائه برخی از راهکارها به عنوان یک ذینفع دستی بر آتش داشته باشد.

   

  گام ششم: بررسی گزینه‌های ممکن و انتخاب مناسب‌ترین راهکار از بین راهکارهای ممکن

  طبیعتاً از بین انواع راهکارهای ارائه شده بالقوه در فاز قبل، در این مرحله باید با ارزش ترین راهکار را انتخاب کرد و این یک وظیفه مهم برای تحلیلگر کسب و کار به شمار میرود. راهکار انتخاب شده باید حداکثر ارزش مورد نظر ذینفعان را ایجاد کند. لطفا به وازه ارزش توجه نمایید. در این واژه دو مفهوم نهفته است. یک مفهوم هزینه است و یک مفهوم عایدی. یعنی برای در نظر گرفتن ارزش باید به هر دو مقوله را مدنظر قرار داد.

   

  گام هفتم: ارزیابی راهکار استقرار یافته

  تحلیلگر کسب و کار مسئول اجرای راهکار نیست بلکه در کنار تیم پیاده ساز راهکار حضور دارد تا اطمینان حاصل کند که راهکار ارائه شده حداکثر ارزش مورد نظر ذینفعان را ایجاد می کند یا خیر. چنانچه راهکار پیاده سازی شده موفق به این امر نشد، تحلیلگر کسب و کار بررسی می کند که عدم این موفقیت ریشه در عوامل سازمانی دارد یا به دلیل ضعف یا نقص راهکار بوده است و اقدامات اصلاحی را برای به حداکثر رساندن ارزش راهکار اتخاذ خواهد نمود.

   

تحلیل کسب و کار حوزه‌ای جدید در دنیا محسوب می‌شود که برای رسیدن به نقطه‌ی عطف در این حوزه نیاز به داشتن آموزش حرفه‌ای و منحصربه‌فرد می‌باشد تا بتوان در این حوزه به حد مطلوبی رشد کرد.

آکادمی تحلیل کسب و کار با توجه به رسالت خود برمبنای برگزاری جلسات مشاوره‌ای و برگزاری دوره‌های آموزشی حرفه‌ای تحلیل کسب و کار بخشی از نیاز کشور برای رساندن متخصصان این حوزه به نقطه‌ی مطلوبی مرتفع می‌سازد.

در روز چهارشنبه ۲۰ اسفند ماه ۱۳۹۹ یک وبینار با موضوع آشنایی با تحلیل کسب و کار توسط آکادمی تحلیل کسب و کار و با تدریس مهندس رمضانی برگزار گردید. هدف از برگزاری این وبینار، آشنایی علاقه‌مندان با مفاهیم تحلیل کسب و کار براساس راهنمای BABOK و ارائه مسیر آموزشی این حوزه بود که آکادمی تحلیل کسب‌وکار به همراه مجموعه مدرسه مدیریت فرایند متولی این امر بودند.

تعداد شرکت‌کنندگان در این وبینار بالغ بر ۲۰۰ نفر بود که در دوگروه مجزا برگزار گردید.

این وبینار که در ۹۰ دقیقه برگزار شد توانست به خوبی این سرفصل‌ها را پوشش دهد و رضایت حداکثری شرکت‌کنندگان را دربرگیرد:

• مراجع اصلی در تحلیل کسب و کار
• انواع گواهی‌نامه‌های موجود در حوزه تحلیل کسب و کار و نحوه اخذ آن‌ها
• ضرورت و اهمیت تجزیه و تحلیل کسب و کار
• بررسی عوامل عدم موفقیت پروژه‌ها و بررسی نقش تحلیل کسب و کار در کاهش نرخ شکست پروژه‌ها
• بلوغ تحلیل کسب و کار درسازمان‌ها و تاثیر آن‌ها در موفقیت و شکست پروژه‌ها و سایر عوامل موفقیت سازمانی
• آیا تحلیل کسب و کار فقط در پروژه‌ها کاربرد دارد؟
• تجزیه و تحلیل کسب و کار چیست؟
• تحلیلگر کسب و کار کیست؟
• وظایف تحلیلگر کسب و کار
• کاربرد تحلیل کسب و کار در حوزه‌های مختلف
• موقعیت شغلی تحلیلگر کسب و کار در ایران و جهان
• وضعیت درآمدی تحلیلگران کسب و کار چگونه است؟
• چه کسانی میتوانند تحلیلگر کسب و کار باشند؟
• مراحل تکامل تحلیلگر کسب و کار
• گام‌های اصلی تحلیل کسب و کار
• حوزه‌های دانش تحلیل کسب و کار
• شایستگی‌های محوری تحلیل کسب و کار

آکادمی تحلیل کسب و کار به عنوان یک آموزشگاه معتبر در حوزه‌های آموزشی تحلیل کسب و کار، دوره‌های آموزشی متنوعی را برای علاقه‌مندان به صورت ثبت‌نامی و سازمانی برگزار می‌کند.